Den gode it-anskaffelse

Beslut om ideen skal lægges på hylden eller gå videre til Afklaringsfasen

Vil en anskaffelse levere de overordnede gevinster, som I ønsker?

Og skal I bruge ressourcer på at arbejde videre med ideen?

Udarbejd plan og budget for Afklaringsfasen

Har du et godt eksempel på en skabelon til en faseplan eller -budget? Så vil vi gerne dele det her.

Du kan sende dit eksempel til videncenter@kl.dk. 

Udarbejd mini-business case for projektideen

Lav en indledende markedssondering

Vurder ideens potentiale efter de kriterier, som I ønsker at anvende

Vurderingskort

Vurderingskortet udfyldes på en workshop med deltagere, der til dagligt sidder med de udfordringer, som ideen skal løse.

Ballerup Kommune beskriver metoden ”Problemtræ” i Gevinstrealisering i digitaliseringsprojekter. Metoden kan bruges til at skabe overblik over de antagelser og sammenhænge, der udgør det centrale problem.

One-pager

I kan også udfylde fx en one-pager med to kolonner. I den ene kolonne angives i hvor høj grad, ideen vil kunne skabe værdi for fx borgere eller medarbejdere. I den anden kolonne angives i hvor høj grad identificerede begrænsninger vil kunne spænde ben for projektet.

Beskriv ideen i forhold til behov/problem, der skal løses

For at kunne vurdere potentialet, skal ideen beskrives så klart som muligt.

OS2 har udarbejdet en skabelon til et idékort med en række emner, som en idestiller med fordel kan forholde sig til, inden en ide skal præsenteres for andre.  

Beslut om projektet skal gå videre til Anskaffelsesfasen

Udarbejd plan for Anskaffelsesfasen

Har du et godt eksempel på en skabelon til en faseplan? Så vil vi gerne dele den her.

Du kan sende dit eksempel til videncenter@kl.dk. 

Tag stilling til kontraktform og -vilkår

Hvis der skal anskaffes via SKI-rammeaftale, vil kontraktform og -vilkår overvejende være fastsat på forhånd.

Hvis I selv udformer kontrakten, kan den fx være baseret på jeres egen standardkontrakt eller på Digitaliseringsstyrelsens standardkontrakter (K01, K02, K03, K04)

Digitaliseringsstyrelsen har også formuleret standardklausuler for it-drift.

Du kan finde inspiration til og råd om kontraktvilkår og -overblik i Drejebog for kommunal kontrakt- og leverandørstyring.

Det er vigtigt, at I beskriver ændringshåndteringsprocessen i kontrakten. Husk at tage højde for både ændringer og videreudvikling. Angiv evt. hvor meget videreudvikling, der forventes. Husk at beskrive rettigheder til nyudvikling - skal kildekoden fx gøres til open source?

Hvis I vil anskaffe en løsning baseret på Open Source, har OS2 med udgangspunkt i materiale fra Aarhus Kommune udarbejdet vejledninger om Open Source-anskaffelser.  

Tag stilling til exit-muligheder og transition, fx ejerskab til data og leverandørens forpligtelser ved ophør. Det er essentielt at sikre, at I kan tilgå jeres data efter endt samarbejde. Derfor bør det fremgå af kontrakten. Det er også en fordel, hvis leverandørens bistand ved ophør er beskrevet i kontrakten. På den måde er både I og leverandøren klar over forpligtelserne.

Du kan finde inspiration i de Kommunale Standardvilkår (KSV). 

Afklar krav til informationssikkerhed/GDPR

Tag stilling til anskaffelsesform

Er den anslåede værdi af kontrakten (eksl. moms) under eller over den relevante, gældende tærskelværdi?

Hvis værdien er over tærskelværdien, er anskaffelsen udbudspligtig. I skal derfor beslutte hvilken udbudsform, I vil anvende, eller om anskaffelsen skal ske gennem en SKI-rammeaftale. En SKI-rammeaftale kan også anvendes til et fælles indkøb.

Du kan læse mere om tærskelværdier, beregning af den anslåede værdi af kontrakten og de udbudsretlige regler for offentlige indkøb hos:

• • Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
  • Bedre Udbud

Opdater/udarbejd business case

Business casen beskriver formålet med anskaffelsen, samt konsekvenser ved ikke at anskaffe løsningen. I business casen beskriver I omkostninger og gevinster. I peger på risici, og omkostninger til risikohåndtering.

Business casen er styringsværktøjet for realisering af gevinster før, under og efter implementering – I skal løbende genbesøge den i projektperioden.

Hvis I udarbejdede en mini-business case i Idefasen, skal I opdatere og udbygge den med den nye viden om forventet udbytte, omkostninger etc.

Hvis I ikke udarbejdede en business case i Idefasen, skal den udarbejdes.

Du kan finde inspiration til formen i Ballerup Kommunes business case-skabelon og i Aalborg Kommunes vejledning til deres business case-skabelon.

Identificer risici – husk dem i business casen

Overvej implementeringen

Hvordan passer den forventede implementeringsperiode sammen med den øvrige projektportefølje?

Ballerup Kommune har en tjekliste med implementeringsovervejelser. Formålet er, at der tidligt i projektet tages stilling til, hvordan forandringsledelse, overgang fra projekt til drift og driftssituationen håndteres.

Du kan finde inspiration til arbejdet med implementeringsprocesser og -kommunikation i Esbjerg Kommunes håndbog for implementering.

Du kan finde mere inspiration i Implementeringsfasen.

Tag stilling til drift og serviceniveauer

Afklar om der er krav om webtilgængelighed

Afklar om løsningen skal leve op til krav til gode brugeroplevelser

Afklar arkiveringsforpligtelse

Ombudsmandens juridiske ”kravsspecifikation” til nye IT-anskaffelser

Spar en masse bøvl og penge ved at have styr på de forvaltningsretlige krav til offentlige IT-systemer allerede i forbindelse med kravsspecifikationen.

Tag stilling til snitflader/integrationer

Er der behov for snitflader til andre løsninger i kommunen eller til andre myndigheders systemer?

Integrationer kan være dyre og komplekse, derfor er det vigtigt, at I nøje overvejer jeres behov og de økonomiske konsekvenser af krav om udvikling af snitflader til andre af jeres løsninger. 

Tag stilling til brug af fælleskommunal infrastruktur

Skal løsningen anvende et eller flere komponenter i den fælleskommunale infrastruktur?

• • Er der fx et eller flere støttesystemer, som det vil være relevant, at løsningen integrerer til?
  • Er der services på Serviceplatformen, som løsningen skal trække data fra?

Du kan læse om den fælleskommunale infrastruktur på KOMBITs hjemmeside, og du kan finde integrationsbeskrivelser og vejledninger i Digitaliseringskataloget.

Du kan finde inspiration til arbejdet med at stille krav til løsningers anvendelse af den fælleskommunale infrastruktur i:

• • Dette eksempel fra KOMBIT, hvor bilag fra SKI-rammeaftale 02.19, delaftale 02: Kommuner er samlet
  • Et eksempel fra Københavns Kommune på en opgavebeskrivelse til et udbud, hvor der indgår en række krav om integration til den fælleskommunale infrastruktur, efterlevelse af den fælleskommunale rammearkitektur samt anvendelse af byggeblokke. Det skal understreges, at disse krav kun udgør en delmængde af kravene i eksemplet.
  • KOMBIT har desuden udarbejdet nogle gode råd til, hvordan man kan anskaffe løsninger, så man undgår uhensigtsmæssige leverandørbindinger.
  • En række kommuner anvender desuden løsningen OS2kravmotor, der er et kravkatalog til brug ved dialog med leverandører om non-funktionelle krav.

Afklar it-arkitekturkrav

Er der retningslinjer for og krav til it-arkitektur, som løsningen skal overholde for at passe ind i systemlandskabet?

Du kan finde inspiration til arbejdet med arkitekturafklaring i dette kommunale eksempel:

• • Fredericia Kommunes Arkitekturbilag til brug ved it-anskaffelser

Du kan læse om de Fælleskommunale Arkitekturprincipper og -regler, byggeblokke etc. på rammearkitektur.kl.dk.

Gennem OS2-samarbejdet, har en gruppe kommuner udviklet OS2kravmotor, som er et kravkatalog til brug ved dialog med leverandører om non-funktionelle krav. Du kan læse om retningslinjerne for og formen på kravene i kravmotoren i denne guide fra OS2. 

Afklar organisationens behov

Scope for løsningen/anskaffelsen skal fastlægges i tæt samarbejde med repræsentanter for de kommende brugere. På workshops kan I arbejde med at finde de krav, der skal med i en evt. kravspecifikation.

Stemmer anskaffelsen overens med kommunens strategier for digitalisering og indkøb?

Er der planer om andre anskaffelser, der kan begrænse ressourcerne til projektet og implementeringen?

I kan arbejde med arbejdsgangsanalyser for at afklare organisationens behov. KL har udarbejdet KLAR Drejebogen 2.0, der er en metoderamme for arbejdet med optimering af processer.

I kan også arbejde med servicedesign for at skabe bedre brugerrejser for borgerne. KL har sammen med en række kommuner udarbejdet en fælleskommunal værktøjskasse for arbejdet med servicedesign.

Afdæk markedet

I kan bygge videre på den indledende markedssondering fra Idefasen, hvor I undersøgte, om der er løsninger på markedet, der kan imødekomme jeres behov.

I Afklaringsfasen kan I gå dybere ind i afdækningen og tale med kommunale kolleger om deres erfaringer med løsninger, der skal opfylde behovet, og med leverandører af disse løsninger.

På IT-Branchens hjemmeside kan du læse brancheforeningen råd til leverandører, der gerne vil ind på markedet for mindre kontrakter.

Hvis anskaffelsen skal ske via udbud, er der så andre udbud i gang, som kan begrænse markedets lyst til at byde ind?

Anskaffelsesfasen - efterlev beslutningerne

Hvorfor?

Det er i denne fase, at løsningen indkøbes. Derfor skal ledelsen have truffet en beslutning om at gå i gang med Anskaffelsesfasen.

En forudsætning for beslutningen er en klar anbefaling fra projektet ved afslutning af Afklaringsfasen. Den anbefaling er baseret på, om anskaffelsen vil dække forretningsmæssige eller strategiske behov eller lovgivningsmæssige krav.

Hvis der i Afklaringsfasen er fundet grunde til ikke at gå i gang med en anskaffelse, vil projektet være lukket inden denne fase.

I Anskaffelsesfasen, skal I sikre, at jeres behov og krav kommer med i aftalen med leverandøren.

Hvordan?

I Anskaffelsesfasen skal I efterleve de beslutninger, I traf i Afklaringsfasen, så de bliver udmøntet i anskaffelsen.

Opsaml erfaringer til brug for senere anskaffelser

Har der været spørgsmål eller feedback fra leverandører, som I kan bruge til at forbedre proces eller materiale?

Har der været feedback fra jeres egen organisation eller erfaringer med det interne samarbejde, som kan komme andre til gavn?

Dokumenter jeres erfaringer og del dem med organisationen, så de kan bruges ved kommende anskaffelser.

Beslut om der skal indgås aftale med leverandør

Når I har evalueret de mulige leverandører og løsninger, skal I beslutte, om I vil indgå aftale med en leverandør.

Gennemfør besluttet anskaffelsesform

Udarbejd materiale til anskaffelsen

Det kan være fx udbudsmateriale, kravspecifikation, kontraktvilkår, databehandleraftale. Det kan evt. også være drejebøger for gennemførelse af leverandørmøder og evaluering af tilbud.

I kan trække på organisationens erfaringer fra tidlige anskaffelser – der kan også være skabeloner, som I kan bruge.

Hvis anskaffelsesformen giver mulighed for det: Husk at få beslutninger om arkitekturkrav, integrationer, informationssikkerhedskrav, exit-strategi etc. skrevet ind i kontrakten. Kontrakten skal også indeholde kontraktvilkår, som vil sikre jer de håndtag, I ønsker at kunne bruge i den efterfølgende kontrakt- og leverandørstyring, fx krav til samarbejde og dokumentation. I kan beskrive jeres organisering i anskaffelsesmaterialet, så leverandører kan spejle denne.  

Du kan få inspiration til og gode råd om organisering af arbejdet med kontrakter, kontraktstyring og leverandørsamarbejde i Drejebog for kommunal kontrakt- og leverandørstyring. 

Du kan finde inspiration til kontraktvilkår om fx løsning af tvister, adgang til data etc. i de Kommunale Standardvilkår (KSV).

I kan fx beskrive organisationens behov gennem personas. Københavns Kommune beskrev personas og brugerroller, da de skulle anskaffe et økonomisystem.

Beslut om projektet skal overgå til Driftsfasen

Hold fokus på nytteværdi

Gennemfør organisatorisk implementering

Ballerup Kommune har en tjekliste med implementeringsovervejelser. Formålet er, at der tidligt i projektet tages stilling til, hvordan forandringsledelse, overgang fra projekt til drift og driftssituationen håndteres.

Kommunens generiske implementeringsmodel eller -håndbog kan tilpasses projektet. På den måde bruger I fælles begreber og processer. Du kan se et eksempel fra KOMBIT på en implementeringsmodel og -håndbog.

Esbjerg Kommune har en håndbog for implementering af forandringstiltag i området Børn og Kultur. Håndbogen er opdelt i fire faser:

• • Fase 1: Forberedelse og forudsætninger for implementeringen
  • Fase 2: Udvikling af implementeringsplan – herunder kompetencer, organisatorisk understøttelse og ledelse.
  • Fase 3: Læring, evaluering og opfølgning
  • Fase 4: Forankring og drift

Arbejdsgangsanalyser giver fælles forståelse af de områder og arbejdsgange anskaffelsen påvirker. Analyser fra Afklaringsfasen kan genbruges, når I planlægger implementeringen.

Med arbejdsgangsanalyser får projekt og fagområde et fælles sprog.

I KL’s Kompetencehjul, kan du læse om fremtidens digitale kompetencer for medarbejdere. KL har også udarbejdet casebeskrivelser om digitale kompetencer til inspiration.

Kontrollér og følg op på leverandørens og evt. underleverandørers efterlevelse af databehandleraftaler

Datatilsynets vejledende tekst om tilsyn med databehandlere og underdatabehandlere

Materiale til øget sikkerhed fra Sikkerhedsprogrammet

Opdater bilag og systemdokumentation sammen med leverandøren

Samarbejd med leverandøren

I Implementeringsfasen følger I op på, om leverandøren leverer og fakturerer i henhold til kontrakten. Rammer for samarbejdet med leverandøren vil være beskrevet i kontrakten, fx i et samarbejdsbilag.

I Drejebog for kommunal kontrakt- og leverandørstyring (side 64) er et eksempel på en samarbejdsorganisation med spejling af roller/ansvar mellem kommune og leverandør. I Drejebogen er også rolle- og funktionsbeskrivelser, samt gode råd og redskaber til kontraktstyring.

En delt, fælles risikolog vil kunne være en fælles styringsramme for samarbejdet, så der ikke opstår urealistiske forventninger. Du kan finde mere inspiration om risikostyring i Digitaliseringsstyrelsens guide.

Driftsfasen - samarbejde og opfølgning

Hvorfor?

Efter implementering, bliver projektorganisationen ofte nedlagt, og ansvaret for kontrakt og løsning overgår til en driftsorganisation.

Det er vigtigt, at I begynder at planlægge overdragelse allerede i de indledende faser, så processer og dokumentation er på plads.

Det er i denne fase, at I skal have værdien ud af anskaffelsen. Så der skal følges op på gevinster og gevinstejere.

Den ansvarlige for løsningens kontrakt spiller en stor rolle i Driftsfasen. Den kontraktansvarlige er løbende i dialog med leverandøren og følger op på opfyldelse af kontrakten og håndtering af ændringer. 

Hvordan?

Overgang til drift kan betyde, at de, der hidtil har været involveret i anskaffelsen, overgår til andre opgaver. Det er vigtigt at overdrage viden om projektet, løsningen og kontrakten til dem, der nu tager over. Du kan finde inspiration i Favrskov Kommunes overleveringsdokument, som udfyldes og godkendes, inden et system overgår til drift. I Driftsfasen følger I op på, om kontrakten/løsninger giver den ønskede værdi. Det betyder, at I både skal følge op på kontrakten og arbejdet med gevinstrealisering.

Beslut hvad der skal ske, når kontraktperioden udløber

Skal løsningen genudbydes/-anskaffes eller skal I planlægge exit ud af løsningen?

Dokumenter erfaringer og læringspunkter

Er der kontraktvilkår, som har vist sig at være uhensigtsmæssige i Driftsfasen?

Skal kommunens skabeloner tilpasses?

Følg op på gevinstrealisering

Spørg organisationen om leverandørens performance, serviceniveauer etc.

Har du et godt eksempel på en proces eller et værktøj til opsamling af input fra organisationen? Så vil vi gerne dele det her.

Du kan sende dit eksempel til videncenter@kl.dk. 

Kontrollér og følg op på leverandørens og evt. underleverandørers efterlevelse af databehandleraftaler

Kontrollér og følg op på fakturering

I bør kontrollere, at leverandøren fakturerer korrekt og i henhold til aftalen.

Videreudvikl løsningen

Også her, skal I efterleve de udbudsretlige regler.

Hvis I ved anskaffelse ved, at I gerne vil kunne videreudvikle løsningen, bør ændringsmuligheder være beskrevet i leverancebeskrivelsen. Videreudvikling vil så være en ændring af kontrakten.

Hvis videreudviklingsønsker ikke kan rummes inden for den eksisterende aftale eller optioner, kan opgaven udbydes som en selvstændig opgave på en ny kontrakt.

Opdater bilag og systemdokumentation sammen med leverandøren

Retvisende dokumentation er en forudsætning for genudbud eller exit. Det er vigtigt, at I og leverandøren vedligeholder overblikket over funktionalitet, snitflader og datakilder.

Hvis der bliver behov for at ændre i kontrakt eller bilag, skal I dokumentere det – husk at efterleve de udbudsretlige regler for kontraktændringer. Vær opmærksom på, om ændringen medfører fornyet udbudspligt.

• • Du kan se et eksempel på en visuel fremstilling af en snitfladeoversigt i dette eksempel fra Sorø Kommune.
  • I dette eksempel fra KOMBIT kan du se et eksempel på et visuelt overblik over dokumentation i et projekts faser.

Styr kontrakt og samarbejd med leverandør

Evalueringsfasen - værdiskabelse og erfaringsopsamling

Hvorfor?

I anskaffelsesprocessen bør I løbende evaluere, om I får de forventede gevinster.

Når processen nærmer sig afslutningen, skal I dokumentere og formidle de opnåede resultater. Hvis der er resultater, der ikke er opnået, skal det også dokumenteres, sammen med årsagerne.

Slutevalueringen bruges til læring for organisationen og involverede parter, fx brugere, systemejer og ledelse. I evalueringen kan I fx vurdere, om kontrakten og kontraktvilkårene har været tilstrækkelige - er der behov for at ændre i jeres skabelon eller standardkrav? I kan også vurdere om projektmodel, -processer og -skabeloner skal tilpasses.

Evaluering er en mulighed for at kigge tilbage og reflektere over effekt, resultater og proces. Den skal vise, om anskaffelsen var indsatsen værd.

I PRINCE2-modellen er evaluering en del af processen ”Afslutning af et Projekt”.

Hvordan?

I kan tage udgangspunkt i analyserne, som I udarbejdede i Ide- og Afklaringsfaserne. Analyserne var grunden til beslutningen om at gå i gang med anskaffelsen, og derfor kan I bruge dem til at måle, om I fik den forventede værdi.

I kan også evaluere løbende i processen for at sikre fortsat værdiskabelse. Det kan fx være ved beslutning om overgang mellem faser.

Centrale evalueringsspørgsmål kan være:

• • Er eller bliver gevinsterne realiseret?
  • Lever leverandøren op til kontrakten?
  • Er der fortsat et behov for løsningen?
  • Er der opstået nye behov eller teknologiske muligheder?

I kan bruge resultatet af evalueringen til at beslutte, om I vil fortsætte med løsningen eller lade kontrakten løbe ud/opsige kontrakten. Jeres muligheder for at opsige eller forlænge samarbejdet med leverandøren bør fremgå af kontrakten.

Hvis I beslutter jer for at genudbyde/-anskaffe løsningen, starter en ny Idefase og anskaffelsesproces.

Følg op på leverandørens bistand ved ophør

Det er en fordel, hvis der i kontrakten er beskrevet hvad leverandøren skal levere og bistå med ved ophør/transition.

Husk at følge op på leverandørens forpligtelser og leverancer.

Beslut om data skal udleveres eller slettes

Hvis I ikke fortsætter samarbejdet med leverandøren, skal I tage stilling til, hvad der skal ske med jeres data.

I skal beslutte om data fra løsningen skal udleveres til jer/jeres nye leverandør eller slettes.

I kontrakten eller databehandleraftalen kan der være frister for hvornår, I skal meddele jeres beslutning til leverandøren.

Hvis ejerskab til data ikke er beskrevet i kontrakten, er det vigtigt, at I sammen med leverandøren finder en måde at tilgå data i en struktureret og lettilgængelig form.

Følg op på evt. arkiveringsforpligtelser

I Afklaringsfasen har I afdækket, om data i løsningen er arkiveringspligtige.

Når samarbejdet med leverandøren ender, skal I huske at følge op på eventuelle forpligtelser i kontrakten om arkivering.

Du kan læse mere om Arkiver og Arkivering på KL's hjemmeside. 

Transition eller exit

I 2016 gennemførte KL og KOMBIT en foranalyse om den gode it-anskaffelse. Den viste, at mange kommuner ikke har en exitstrategi for at komme ud af et leverandør-/systemforhold.

Det kan være omkostnings- og ressourcetungt at komme ud af et leverandørsamarbejde, hvis der ikke fra starten er klare, forventningsafstemte krav til transition fra et system/en leverandør til en anden.

Derfor er det vigtigt, at I allerede i de tidlige faser af anskaffelsen har udarbejdet en exit-strategi. Strategien bør afspejles i anskaffelsens vigtige dokumenter såsom kravspecifikation, business case, risikolog og kontrakt.