Baggrundsinformation om Teknologipartnerskabet

• I bliver guidet til de relevante tekniske løsninger
• I arbejder med løsninger, der har frigivet hænder i andre kommuner
• I står på erfaringer fra andre kommuner, som er lykkes med deres implementering.
• I får engageret og forpligtiget topledelsen og får en stærk forankring på tværs i organisationen
• I får et netværk af kommuner, som står samme sted, og som skal implementere den samme teknologi
• I får konkret sparring og støtte til jeres proces fra eksterne, erfarne eksperter
• I får fokus på opfølgning, så I er sikre på at realisere gevinsterne
• I får en stærkere evne i organisationen til at implementere teknologi med succes.
• I får værktøjer og metoder, som I kan bruge til andre forandringsprocesser i kommunen

I partnerskabet har vi fokus på den organisation, teknologierne skal virke i, god implementering, medarbejderinddragelse, et stærkt tværfagligt samarbejde og en god overgang til drift.

 Forløbet er bygget op på fire søjler:

• Fælles partnerskabsdage. Hele dage, hvor vi sætter spot på særlige implementeringstemaer og vellykkede eksempler fra kommunerne. På partnerskabsdagene mødes kommunerne også i klynger

• Samarbejde i klynger. De deltagende kommuner inddeles i klynger med andre kommuner, der arbejder med samme teknologi, og som har et sammenligneligt modenheds- og ambitionsniveau. Klyngemøderne har fokus på de særlige udfordringer og løsninger, I står overfor.

• 1:1 sparring mellem den enkelte kommune og konsulenter tilknyttet partnerskabet. Den direkte sparring vil i nogle tilfælde være med ledelseskæden – direktør, chef og projektleder. Andre møder vil være uden direktør. Møderne tager udgangspunkt i at afklare de udfordringer, der er vigtige for jeres implementeringsforløb.

• Digital værktøjskasse og virtuelt samarbejde. Gennem det virtuelle whiteboard Miro og Teams-grupper får jeres kommune adgang til metoder, værktøjer, arbejdsrum, podcasts, vejledninger og videoer. De digitale værktøjer skal understøtte implementeringsprocessen og vil være praksisnære.

Hvad mener vi med digitalt understøttet træning?

Digitale træningsløsninger er app-baserede træningsprogrammer, som kan skræddersyes til borgerne på baggrund af en screening. Træningen kan gennemføres sammen med borgeren og med hjælp fra træningsvideoer. Løsningerne tilbydes typisk via en platform, hvor medarbejdere kan følge udviklingen og få et overblik over træningen.

Hvad er gevinsterne ved at bruge digitalt understøttet træning?

Formålet ved at bruge digitalt understøttet træning er, at gøre det så let som muligt at få flere borgere til at træne mere. Jo mere en borger træner, jo mere kan de bevare eller forbedre deres fysiske formåen og mindske deres plejebehov – eller helt eliminere behovet for hjælp.

Hvad er de typiske udfordringer ved digitalt understøttet træning?

Typiske udfordringer ved at bruge digitalt understøttet træning er at finde den rette arbejdsgang og organisering af indsatsen. Hvilke faggrupper skal bruge løsningerne? Og skal det være særlige teams eller alle medarbejdere? Løsningen kræver også, at man laver den rette screening af målgrupper ift. at finde ud af, hvem der kan profitere af digital træning, og hvem der ikke kan. Desuden er der en kompetenceudviklingsopgave, som skal klæde medarbejdere og borgere på til at kunne bruge træningsprogrammet og motivere dem til at fastholde træningen.

Som med alle andre digitale løsninger er det afgørende, at der er et stabilt drift-setup. Og ligesom al brug af teknologi, der frigør tid, skal man kunne afgøre, hvad vil man gøre med tid, man har frigjort.

Hvad kan jeres målsætninger være ved at deltage i partnerskabet med fokus på digitalt understøttet træning?

• At komme i gang med at bruge digitalt understøttet træning og lykkes i en del af kommunen med at frigøre arbejdstid
• At få udbredt digitalt understøttet træning til flere borgere, som løfter borgernes trivsel og nedbringer behovet for pleje.
• At få afklaret, hvilke medarbejdere der skal arbejde med skærmbesøg og klæde dem på med de rette kompetencer, så I kan lykkes med at udbrede løsningen.
• At etablere en effektiv driftsmodel, så der vedvarende frigøres tid, og der stadig er ressourcer til at implementere nye løsninger.
• At få omsat den frigjorte tid til de gevinster, kommunen ønsker at opnå. Det kan fx være øget fleksibilitet i medarbejderes hverdag, at styrke indsatsen til dem som kræver mere omsorg, eller at kunne håndtere flere borgere.

Forløbet er målrettet kommuner, som enten skal i gang med RPA-baseret automatisering for første gang, eller som ønsker at skalere videre med afsæt i de første automatiseringssucceser, hvor man typisk har udviklet de første 10-20 robotter og ønsker at accelerere porteføljen til 40-50 robotter eller flere?

Eksempler på processer, I kan arbejde med i partnerskabet er automatisering ift: indhentning af straffeattester, flexlønsberegning, betaling af læge eller tolkeregninger, journalisering af mails og dokumenter, fordeling af post, fakturering af byggesagsgebyr, brugeroprettelse, udskrivning af kørelister mv.

Hvad er gevinsterne ved at automatisere?

Når de administrative processer automatiseres ved hjælp af RPA eller tilsvarende automatiseringsteknologi, frigøres ressourcer til andre formål. Ofte oplever kommunerne også, at automatiseringsprojekterne bidrager til en øget kvalitet og compliance i de administrative processer.

Hvad er de typiske udfordringer ved at etablere og skalere RPA?

For kommunerne er der forskellige udfordringer med at etablere og skalere RPA. For de kommuner, der er i starten af deres automatiseringsrejse, handler udfordringerne ofte om, at etablere et solidt fundament for skalering i form af en udviklingspipeline, governancestruktur med etablering af best practice for udvikling, test mv.

Herudover er der mange kommuner, som har svært ved at etablere et fagligt miljø med kritisk masse af ressourcer og kompetencer, som sikrer en stabil og sikker drift, når der skaleres og automatiseringen bliver en fast del af forretningsunderstøttelsen.

Hvad kan jeres målsætninger være ved at deltage i partnerskabet med fokus på automatisering?

• At få automatiseret flere konkrete processer (volumen)
• At få professionaliseret arbejdet med automatisering, herunder implementering af best practice og en solid governance
• Stabil drift og rapportering
• At blive bedre til at høste gevinsterne ved automatisering
• Større medarbejdertilfredshed  

4. Intelligent automatisering af end-to-end processer

Hvad mener vi med intelligent automatisering af end-to-end processer?

Intelligent automatisering handler om at brede automatiseringsværktøjskassen ud, så der anvendes flere forskellige redskaber, som orkestreres i automatiseringen. Udover RPA kan det være smarte formularer eller applikationer, integrationer, regelmotorer, datamodellering, kunstig intelligens mv.

Når der sættes fokus på ”end-to-end” processer, er der også en ambition om at kunne gentænke processen fra ende til anden og eksekvere på automatiseringen uden redskabsmæssige begrænsninger.

Forløbet er målrettet kommuner, som er godt i gang med deres automatiseringsrejse og typisk har en lang række af succeser med RPA-baseret automatisering med i bagagen. Konkret vil kommunerne i forløbet skulle arbejde med implementering af intelligente automatiseringsløsninger.

Hvad er gevinsterne ved intelligent automatisering?

Når der arbejdes med intelligent automatisering, frigøres der ressourcer til andre formål. Men i det intelligente ligger der også et ønske om at skabe bedre og mere helhedsorienterede processer, hvor der er fokus på sammenhæng på tværs, borgertilfredshed, kvalitet i beslutninger mv.

Hvad er de typiske udfordringer ved intelligent automatisering af end-to-end processer?

Med intelligent automatisering øges kompleksiteten i at skabe sammenhængende processer. Der er mange teknologier som skal mestres teknologisk og kompetencemæssigt, og processerne skal orkestreres, så processen ikke knækker i et svagt led. Det kræver også et højt modenhedsniveau i organisationens governance og driftsprocesser at få det til at lykkes i praksis.

Mange kommuner ender på et automatiseringsplateau, hvor de ikke kommer ud over traditionel RPA-automatisering. Det er den udfordring, som vi gerne vil angribe i dette spor, så vi i fællesskab løfter kommunerne.

Hvad kan jeres målsætninger være ved at deltage i partnerskabet med fokus på automatisering?

• At frigøre ressourcer ved at skabe resultater med mere avanceret automatisering – fx automatiseret vagtplanlægning, intelligent ressourceallokering mv.
• At løfte organisationens kapabilitet fra simpel til intelligent automatisering.
• At få implementeret flere sammenhængende end-to-end processer
• At anvende organisationens ressourcer mere intelligent