Kunstig intelligens i aktindsigtssager skal skære halvdelen af den manuelle arbejdstid

Sådan har de gjort

Sønderborg Kommune har udviklet en aktindsigtsplatform, som ved hjælp af RPA finder dokumenter, som er relevante for en aktindsigt baseret på et specifikt CPR-nummer. Sønderborg har med RPA-løsningen formået at reducere det manuelle arbejde i aktindsigtsprocessen i Børn, Uddannelse og Sundhed med ca. 70 procent.

I efteråret 2021 igangsatte Sønderborg, Vejen og Fredensborg Kommune et videreudviklingsprojekt, hvor man ved hjælp af kunstig intelligens skal kunne anonymisere følsomme oplysninger i aktindsigtsdokumenter. Projektet forventes færdigt ved udgangen af 2023.

Øget kvalitet og effektivitet i arbejdsprocessen

Fredensborg, Sønderborg og Vejen Kommune gik i efteråret 2021 sammen om at udvikle en fælles AI-løsning, som bistår sagsbehandlerne i at anonymisere relevante dokumenter i aktindsigtssager. Sammen med Public Works udvikler kommunerne løsningen, som forventes at kunne reducere arbejdstiden brugt på aktindsigter med 33-50 procent.

Med løsningen ønsker kommunerne at øge effektiviteten og sikre et stabilt kvalitetsniveau i de arbejdsprocesser og opgaver, som kommunale medarbejdere skal iagttage og løse i forbindelse med gennemgangen af dokumenter, som indgår i en aktindsigtssag.

De arbejdskraftsbesparende effekter viser sig ved en reduktion i tid anvendt på aktindsigtsopgaven, og øget stabilitet i kvalitetsniveauet skyldes en mere ensartet og hurtigere behandling af aktindsigter.

Dermed understøtter løsningen, at medarbejdere kan bruge deres tid på mere kompetencekrævende opgaver i forbindelse med aktindsigter.

Med en kombination af Sønderborg Kommunes RPA-løsning, som identificerer og indhenter en bruttoliste af relevante filer til aktindsigten ud fra et CPR-nummer, og AI-løsningen, der bistår med anonymiseringen, vil en kommune i fremtiden kunne automatisere store dele af aktindsigtsprocessen, som er en tidskrævende opgave. 

Gode resultater og god udviklingsproces bygger på agile arbejdsmetoder

Sønderborg Kommune, som har projektledelsen, har i udviklingsprojektet af AI-løsningen arbejdet ud fra agile metoder, hvor både agile artefakter, sprints og ceremonier er blevet implementeret.

Sønderborg Kommune har oplevet, at den agile metode har været med til at sikre projektets succes, og metoderne har derfor også fundet vej til andre projekter i kommunen.

Med en samlet årlig nettogevinst på knap 4 mio. kr. forventer kommunerne at spare ca. 1460 kr. per aktindsigt ved anvendelse af AI-løsningen. Nettogevinsten er beregnet som det samlede tidsforbrug brugt på aktindsigter reduceret med 33 procent og divideret med det samlede antal sager, de tre kommuner tilsammen forventer at gennemføre i løbet af et år.

Nettogevinsten er behæftet med en betydelig usikkerhed, da reduktionen i behandlingstid er skønsbaseret.

Sådan er økonomien

Udviklingsprojektet om en AI-løsning til aktindsigter hos Sønderborg, Vejen og Fredensborg Kommuner er finansieret som et AI-signaturprojekt med midler fra en statslig investeringsfond. Samlet har projektet modtaget 4,7 mio. kr., hvoraf en del går til finansiering af de enkelte kommuners interne ressourcers tidsforbrug og projektledelse, mens den anden del af midlerne går til Public Works, som udvikler AI-løsningen og sprogmodellerne.

Baseret på indledende tests og skøn forventer de tre kommuner at opnå en reduktion i arbejdstid på 33,3-50 procent, når løsningen er færdigudviklet. Gevinsten forventes at ligge mellem 3,7- 5,6 mio. kr. årligt.

Gevinsterne er opgjort ud fra et gennemsnitligt antal sager, som hver kommune forventer at håndtere årligt, en gennemsnitlig behandlingstid for aktindsigter i dag og en gennemsnitlig timepris for udførelsen af opgaven i dag. Estimaterne og tallene fra kommunerne er forbundet med nogen usikkerhed og er delvist skønsbaserede.

Hvad kræver det at lykkedes?

• Organisatoriske og tekniske kompetencer
• Agile metoder og arbejdsprocesser hjælper udviklingsprocessen

Sønderborg Kommune har tilrettelagt udviklingsprojektet efter agile metoder og værktøjer. Man har oplevet, at metoden har givet en bedre involvering af medarbejdere og har sikret hurtigere fremdrift, end man har været vant til fra tidligere projekter, som har fulgt en traditionel udviklingsmetode. Ibrugtagen af nye projektmetoder vil kræve tilvænning hos nogle medarbejdere, men Sønderborg Kommune har erfaret, at dette kan afhjælpes ved at udpege tovholdere, som hjælper med at sikre, at den rette metode anvendes.

• Informations- og datasikkerhed
• Tidlig og løbende fokus på GDPR-håndtering er nødvendigt

GDPR-regler og -forhold genererer mange spørgsmål hos medarbejdere og brugere af løsningen, når der udvikles digitale løsninger, som har berøringsflade med personlige informationer, og det er samtidig et område, hvor reglerne er nye og på mange områder uprøvede. Kommunerne har derfor haft et gennemgående fokus på GDPR og har tidligt i udviklingsprojektet blandt andet inddraget Kammeradvokaten, som har gennemlæst og kommenteret på kommunens egne risiko- og konsekvensanalyser i forhold til løsningen.

• Organisatoriske og tekniske kompetencer
• Medarbejdere har brug for undervisning og support for at tage løsningen til sig

Medarbejdertilknytningen var en udfordring for Sønderborg Kommune, som tidligere har erfaret, at tidlige og irriterende fejl i systemer og løsninger hurtigt får medarbejdere til at vende tilbage til tidligere arbejdsprocesser. Derfor har Sønderborg Kommune også valgt at sætte ekstra meget fokus på implementering og oplæring i projektet, hvor der både har været flere fysiske og virtuelle undervisningsforløb, og der er oprettet en hotline, hvor medarbejdere har kunnet få support og hjælp fra eksterne ressourcer.