Kommunernes skaleringssamarbejde om datadrevet vagtplanlægning
Med datadrevet vagtplanlægning kan flere af de udfordringer, vi står overfor i de kommende år løftes. Ansøg nu om deltagelse i kommunernes skaleringssamarbejde om datadrevet vagplanlægning.
Velfærdsteknologi og nye digitale løsninger er en vigtig del af løsningen på de store udfordringer, som vi står over for i de kommende år med både mangel på arbejdskraft, et stigende antal ældre borgere og øgede forventninger til kommunernes service.
planlægning er en disciplin, hvor bl.a. faste krav fra overenskomst, kompetenceprofiler og lovgivning skal passe med, hvornår den enkelte medarbejder kan arbejde. Derudover skal der i praksis også tages hensyn til individuelle behov og ønsker hos borgere og medarbejdere. Ved at stille et mere dynamisk datadrevet værktøj til rådighed for kommunernes vagtplanlæggere, forventer man at kunne få en mere effektiv og transparent fordeling af vagter.
’Datadrevet vagtplanlægning’ dækker over, at algoritmer bruges til at automatisere og optimere vagtplaner fx i hjemme- og sygeplejen eller på plejehjem.
Baggrund for datadrevet vagtplanlægning
Der er stadig få erfaringer med datadrevet vagtplanlægning på ældreområdet i kommunerne. Det kommende skaleringssamarbejde skal være med til at modne den bevægelse, som allerede er i gang i flere kommuner. Rammerne om skaleringssamarbejdet vil derfor være lidt anderledes end for de igangværende skaleringssamarbejder om ruteplanlægning, skærmbesøg og digital træning.
Udvalgte kommuner vil indgå i et skaleringsfællesskab, hvor én udvalgt kommune får rollen som skaleringsleder. Skaleringslederen skal være en kommune, der enten er i gang med - eller står overfor - at tage en løsning i brug, og som inden opstart har indgået aftale med leverandør om datadrevet vagtplanlægning. Idet der endnu kun er få erfaringer på området vil den skaleringsledende kommune i de første ca. 6 måneder arbejde lokalt med at modne og afprøve den valgte løsning. Herefter dannes skaleringsfællesskabet, hvor tre deltagerkommuner vil være en del af samarbejdet med den skaleringsledende kommune hen over ca. 12 måneder. Skaleringssamarbejdet er dermed et to-delt forløb på i alt 1,5 år.
Det betyder bl.a., at der vil være forskudt opstart afhængigt af om man som kommune deltager som skaleringsleder eller -deltager.
Opstart af skaleringssamarbejdet vil som udgangspunkt være den 1. september 2026. For at få det til at passe hos kommuner og leverandører kan opstarten dog udskydes til et senere tidspunkt i 2026. Ønsker man som kommune at opstarte samarbejdet på et senere tidspunkt end 1. september 2026, så skal det angives i ansøgningen.
Kriterier for deltagelse
De konkrete klyngesamarbejder vil være leverandørspecifikke. Dvs., at en kommende skaleringsledende kommune med tre deltagerkommuner alle skal benytte samme leverandør. Inden for den ramme gælder følgende kriterier:
- Der er indgået aftale med leverandør af løsning til datadrevet vagt-planlægning inden tidspunkt for opstart.
- En relevant chef, fx ældre- eller digitaliseringschef, er udpeget som projektejer.
- Kommunen har dokumenteret, at der er allokeret ressourcer til projekt- og skaleringsledelse.
- Kommunen har opstillet konkrete resultatmål i egen organisation som følge af kommunens deltagelse i skaleringssamarbejdet.
- Kommunen har beskrevet, hvordan de forventer at tilgå samarbejdet med skaleringsdeltagerne, og evt. hvordan deltagerkommunerne kan være med til at modne den valgte løsning yderligere.
-
Kommunen har valgt leverandør, og forventer at have indgået aftale inden tidspunktet for deltagelse.
-
En relevant chef, fx ældre- eller digitaliseringschef, er udpeget som projektejer.
-
Kommunen har dokumenteret, at der er allokeret ressourcer til projektledelse og deltagelse i klyngesamarbejdet.
-
Kommunen har opstillet konkrete resultatmål i egen organisation som følge af kommunens deltagelse i skaleringssamarbejdet
-
4. maj 2026: Der åbnes for ansøgninger som skaleringsleder.
-
1. august 2026: Frist for ansøgning som skaleringsleder. Tilbagemelding gives senest 14. august
-
1. september 2026: Der åbnes for ansøgninger som skaleringsdeltager.
-
1. oktober 2026: Frist for ansøgning som skaleringsdeltager. Tilmelding gives senest 30. oktober 2026.
Økonomisk tilskud
Ved deltagelse i skaleringssamarbejdet får kommunen følgende tilskud til projektledelse, licenser mv.:
- Skaleringsleder: ca. 800.000 kr.
- Deltagerkommune: ca. 375.000 kr.
Initiativet er støttet med midler fra 10-årsplanen for ny teknologi.
Medfinansiering og tilskud
Kommuner, der deltager i skaleringssamarbejdet om udbredelse af datadrevet vagtplanlægning, skal bidrage med medfinansiering, herunder medgået tid, svarende til det beløb, der ydes i tilskud til kommunerne fra Digitaliseringsstyrelsen og KL.
Kommunernes medfinansiering kan bl.a. være: Interne lønudgifter, der rækker udover de lønudgifter, der dækkes af tilskuddet samt indkøb og eventuel tilpasning af vagtplanssystem, indkøb af analyser mv.
Der skal aflægges et projektregnskab pr. kalenderår, hvori bl.a. medfinansiering dokumenteres. Der er årligt frist for regnskabet den 1. marts. Regnskabet skal angive det samlede forbrug for kalenderåret, og budget for de kommende år for hele projektperioden.
Den enkelte kommune afholder hver især alle udlæg i forbindelse med projektet, herunder bl.a. indkøb af system, analyser og anvendelse af eksterne leverandører. Udbetaling af tilskud sker bagudrettet på baggrund af det indsendte årsregnskab. KL udleverer en budget- og regnskabsskabelon, som skal benyttes i forbindelse med afrapporteringen.
Ansøgning som skaleringsleder
En ansøgning på højest 3 skrevne sider sendes til moe@kl.dk senest den 1. august 2026.
Det vægtes positivt, hvis kommunen ved ansøgningstidspunkt allerede har været i dialog med andre kommuner angående et muligt samarbejde i skaleringssamarbejdet. Dialog kan fx etableres i samarbejde med valgt leverandør.
Ansøgere kan forvente tilbagemelding senest den 14. august 2026.
I ansøgningen skal følgende beskrives:
- Status på lokalt arbejde med datadrevet vagtplanlægning, herunder valg af leverandør.
- Beskrivelse af konkrete resultatmål i egen organisation ved deltagelse i skaleringssamarbejdet i 18 måneder.
- Dato for opstart af skaleringssamarbejdet (uden deltagerkommuner).
- Beskrivelse af ledelsesmæssigt ophæng i egen organisation, herunder til direktion og politisk niveau.
- Beskrivelse af hvordan organisationen arbejder med implementering af ny teknologi, hvor erfaringer med tværkommunalt samarbejde fremhæves.
- Beskrivelse af hvilke ressourcer kommunen allokerer til skalerings-samarbejdet.
- Dato for ønsket opstart hos deltagerkommuner (ca. 6 mdr. Efter egen opstart).
- Beskrivelse af hvordan kommunen forventer at tilgå samarbejdet med skaleringsdeltagerne, og evt. hvordan deltagerkommunerne kan være med til at modne den valgte løsning yderligere.
- Projektejers navn, tlf.nr. og mailadresse.
- Kontaktpersons navn, tlf.nr. og mailadresse.
Ansøgning som deltagerkommuner
En ansøgning på højest 2 skrevne sider sendes til moe@kl.dk senest den 1. oktober 2026.
Det vægtes positivt, hvis kommunen ved ansøgningstidspunkt allerede har været i dialog med andre kommunerne angående et muligt samarbejde i skaleringssamarbejdet. Dialog kan fx etableres i samarbejde med valgt leverandør.
Ansøgere kan forvente tilbagemelding på ansøgning senest den 30. oktober 2026.
I ansøgningen skal følgende beskrives:
-
Status på lokalt arbejde med datadrevet vagtplanlægning, herunder valg af leverandør samt tidspunkt for eller forventet tidspunkt for ind-gået aftale.
-
Beskrivelse af konkrete resultatmål i egen organisation ved deltagelse i skaleringssamarbejdet i 12 måneder.
-
Beskrivelse af, hvilke ressourcer kommunen allokerer til skalerings-samarbejdet.
- Projektejers navn, tlf.nr. og mailadresse.
- Kontaktpersons navn, tlf.nr. og mailadresse.
Mere om
Sideløbende med de kommende skaleringssamarbejder om datadrevet vagt-planlægning vil KL oprette et videndelingsforløb, hvor kommuner, som ikke er en del af skaleringssamarbejdet, kan høre om erfaringer fra de deltagende kommuner. Forløbet vil samtidigt give mulighed for videndeling kommunerne imellem.
Der gives ikke tilskud til kommuner i vidensdelingsforløbet.
Videndelingsforløbet vil blive opstartet primo 2027, og man tilmelder sig ved at sende en mail til moe@kl.dk.
I kommunernes skaleringssamarbejde inviteres kommuner, som allerede har gode erfaringer med at tage velfærdsteknologi og nye digitale løsninger i brug, til at spille en særlig rolle i samarbejdet. Der er aktuelt igangværende samarbejder om skalering af løsninger inden for skærmbesøg, digital træning og datadrevet ruteplanlægning, hvor over 70 kommuner deltager og er fordelt på ni klynger.
Du kan læse mere om kommunernes skaleringssamarbejde her.
