Fra alle os til alle jer: AI-løsning til referatskrivning

Sig navnet: RoboRef. Det smager af AI og referatskrivning. Og af godt tværkommunalt samarbejde. Mere end 20 kommuner og organisationer har været med til at udvikle og teste den nye AI-løsning, som kan hjælpe medarbejderne med at udarbejde referater og mødenotater.

”Mødedokumentation er vigtig for at understøtte god forvaltning og sikre klare beslutninger og opfølgning, men det er også en tidskrævende opgave stort set alle steder i kommunerne. RoboRef er et fantastisk eksempel på, hvordan AI kan forbedre arbejdsgange og frigøre tid. Det er lige præcis den type løsning, som vi har brug for endnu flere af i kommunerne,” siger Frederik Nordentoft Andersen, kontorchef i Center for Digitalisering og Teknologi, KL.

RoboRef blev lanceret den 15. november 2024 og er udviklet af Droids Agency i samarbejde med kommuner som blandt andre Roskilde, Vejle, Aarhus, Gladsaxe, Næstved og Sønderborg. 

Fra idé til standardløsning

For to år siden plantede Roskilde Kommune idéen om en referat- og journalnotatskrivende AI-robot på en workshop med en række andre kommuner. Vejle Kommune og klyngesamarbejdet DigitalLead greb idéen og kickstartede et fælleskommunalt samarbejde med Droids Agency og udviklingsstøtte fra EU.

RoboRef anvender tale-til-tekst teknologi og generativ AI og understøtter integration til fagsystemer. Løsningen er udviklet til den specifikke forvaltningskontekst og kan udarbejde referater afhængigt af mødetype – fx tilpasset interne møder eller møder med borgere. 

Platformen er opbygget af to komponenter: Et tale-til-tekst modul, som transskriberer alt, hvad der bliver sagt på mødet. Efter det sendes transskriptionen over i et andet modul, en GPT-sprogmodel, som laver et udkast til en opsummering eller et udkast til referat.

Test og medarbejdertilfredshed

RoboRef er blandt andet blevet testet i Roskilde, Vejle, Hillerød, Helsingør, Holbæk, Middelfart, Næstved, Rødovre, Aarhus, Gladsaxe og Sønderborg.

Vejle Kommune har testet RoboRef på interne møder i form af afdelingsmøder og sygefraværssamtaler. Og Roskilde Kommune har testet løsningen i borgermøder i deres jobcenter. Tilbagemeldingen fra medarbejderne er god:

”RoboRef er et godt eksempel på, hvordan generativ AI kan integreres som et værktøj i dagligdagen og assistere med kommunernes dokumentationskrav på tværs af forvaltningsområder. Medarbejderne giver udtryk for, at RoboRef skaber rum til at være mere nærværende i samtalen, og at de har mere tid til at gå i dybden med det, der kræver ekstra opmærksomhed sammen med borgeren,” siger Klaus Bjørn Larsen, der er projektleder i Digitalisering, Roskilde Kommune.