Rengøringen bliver digital: I Syddjurs Kommune tjekker sensorer, om lokaler har behov for at blive gjort rent

Sådan har Syddjurs Kommune udviklet pilotprojektet

Syddjurs Kommune har i samarbejde med virksomheden LOMWAS udviklet en datamodel, som ved hjælp af data fra kommunen og sensorer i en pilot-bygning kan vurdere, om der er behov for rengøring af skriveborde, mødelokaler og toiletter mv. Sensorerne måler hvilke lokaler, borde mv. der har været anvendt, hvorved man kan undgå at rengøre lokaler, som ikke trænger. Proof of Concept (PoC) for løsningen har været i drift siden februar 2022, hvor man allerede har reduceret arbejdstiden med cirka 18 procent. Løsningens potentiale er således stor ved en senere skalering til flere bygninger.

Mere optimal anvendelse af arbejdstid og ressourcer

Syddjurs Kommune har haft et mål om at udnytte kommunens lokaler bedre og at øge anvendelsesgraden af bygningerne. Ved at kigge på data om fremmøde og anvendelse af lokaler har kommunen indset, at dele af bygningerne ikke anvendes hver dag, hvilket har betydet, at rengøring af visse lokaler har været overflødig. Med sensordata fra borde, mødelokale- og toiletdøre analyserer kommunen i dag, hvilke områder der kræver rengøring og genererer en liste over, hvilke borde, stole, lokaler og toiletter, rengøringsmedarbejderen skal tage. Dette har både medført en reduktion i arbejdstid i den pågældende administrationsbygning, brug af kemi og en besparelse i CO2-aftryk på ca. 3,7 CO2 per kg, da der sker mindre overflødig rengøring. Løsningen kører i dag i et pilotprojekt i en administrationsbygning, men Syddjurs Kommune kan se, at der en stor arbejdskraftsbesparende effekt i løsningen, når den skaleres til flere bygningsenheder, da dette vil øge mulighederne for at lave en mere optimal planlægning og udnytte kapaciteten og ressourcerne. Syddjurs Kommune er glad for de foreløbige resultater, da pilotprojektet også bidrager til at opbygge kompetencer med datadreven beslutningstagning, hvilket er et fokusområde i kommunen og på fagområdet specifikt.

Domæneviden før dataanalyse

Syddjurs Kommune har arbejdet fokuseret med IoT (Internet of Things) på et strategisk niveau i flere år, hvor midler og projekter besluttes politisk. I processen har kommunen søsat flere IoT-projekter, hvor der har været fokus på at inddrage medarbejdere og fagfolk med domæneviden, så løsninger udvikles til at matche det arbejde, som udføres i dag. Funktionslederen i rengøringsenheden fortæller blandt andet, at han er særligt glad for samarbejdet og løsningen, da han oplever, at han kan være med til at præge udviklingen af løsningen.

Sådan er økonomien

Syddjurs Kommunes projekt med behovsdrevet rengøring er fortsat et pilotprojekt, hvor løsningen udvikles og testes på en bygningsenhed.

Kommunen samarbejder med LOMWAS om udviklingen af løsningen, hvor LOMWAS i dag afholder udviklingsomkostningerne som en del af sin egen investering i produktudviklingen. Derfor har Syddjurs i dag kun omkostninger til løsningen i form af leasing-omkostninger til sensorer og personaleudgifter. Syddjurs Kommune leaser sensorteknologien af LOMWAS, hvilket koster cirka 15.000 kr. om måneden. Derudover er behovet for rengøring blevet reduceret med 18 procent fra 5,5 til 4,5 time om dagen for pilot-enheden. Ved at sammenligne omkostningsniveauet i dag med omkostningsniveauet tidligere har Syddjurs Kommune i pilotfasen en merudgift på 11.000 kr. per måned.

Syddjurs Kommune har nævnt, at man forventer, der vil komme positive gevinster, når man øger antallet af enheder og derved kan udnytte ledig kapacitet hos rengøringspersonalet og samtidig selv investerer i sensorer, så der ikke skal betales løbende for leasing heraf.

Hvad kræver det at lykkedes?

• Opmærksomhed på teknologiens modenhed og karakteristika
• Reducer usikkerhed hos medarbejdere med tydelig kommunikation

Syddjurs Kommune har oplevet, at administrative medarbejdere i bygningen, hvor kommunen havde installeret sensorer, blev nervøse for, hvad data fra sensorerne blev brugt til. Som følge af manglende kommunikation oplevede man blandt andet, at sensorer blev pillet ned af medarbejderne ved nogle borde. Syddjurs Kommune har således erfaret, at der er et stort behov for kommunikation om, hvad sensorer kan og bliver brugt til, og at der kan være behov for møder, hvor medarbejdere kan stille spørgsmål.

• Husk organisatorisk forankring
• Domæneviden først, derefter dataanalyse

Syddjurs Kommune har haft stor succes med deres IoT-projekter, hvilket de selv mener skyldes et stort fokus på at inddrage fagområderne og domæneviden meget tæt i udviklingen af løsningerne. Dyb faglig indsigt og fokus skal være på plads, før man begynder at arbejde med datadelen. Ved at involvere fagfolk tidligt og løbende i processen har Syddjurs Kommune oplevet, at der er en stor tilslutning til løsningen, og at det faglige personale i højere grad oplever et ejerskab af løsningen, når den skal søsættes.

• Organisatoriske og tekniske kompetencer
• Ekstern leverandør med indsigt i fagområdet og opgaven højnede løsningen

Til udvikling af datamodellen har Syddjurs Kommune samarbejdet med en ekstern leverandør, som selv har en fortid i rengøringsbranchen. Dette har vist sig at være en stor fordel for udviklingen, da kommunen har oplevet, at leverandøren både har formået at tale med fagområdet og IT og har kunnet inddrage egne erfaringer i udviklingen af løsningen. Det har både sikret en god proces og gode slutresultater.