Generativ AI skriver referater af høringssvar i Roskilde Kommune

Når Roskilde Kommune modtager høringssvar fra borgerne, er de ofte mange og omfangsrige. Medarbejderne skriver et referat af hvert høringssvar til politikernes overblik og behandling af sager, når der fx skal tages stilling til et anlægsprojekt.

Kommunen tester nu en generativ AI-løsning, der skriver referater af høringssvar, og på den måde på sigt kan frigøre tid.

Der er stor forskel på, hvor lang tid det tager at skrive et referat af et høringssvar. De varierer i skrivestil, kompleksitet og omfang, og løsningen anvendes derfor oftest ved et stort antal høringssvar, og når høringssvarene er omfangsrige og drejer sig om komplekse sager.

”Der er enkelte tilfælde, hvor den stadig har nogle udfordringer, men 75-80 pct. af de høringsreferater, som den spytter ud, er i rigtig god kvalitet. Så når jeg har siddet med referaterne fra høringsbotten, så har de været rigtig, rigtig gode,” siger Jonas Nørgaard Klügel, som er byplanlægger i Roskilde Kommune

Gør det nemt at opsummere lange høringssvar

Løsningen er ikke i drift og testes af udvalgte medarbejdere, imens løsningen udvikles og forfines. Medarbejderne, der tester løsningen, kan ved hjælp af et formularsystem uploade høringssvarene til løsningen – evt. med en note om hensyn eller opmærksomhedspunkter, som den generative AI skal have særligt for øje, og kan på få sekunder danne et referat.

Medarbejderne får referaterne til revision, og retter og tilføjer, hvis den generative AI eventuelt har overset eller udeladt vigtige detaljer. Der vil altid være en medarbejder, der i sidste ende godkender og færdiggør udkastet fra den generative AI, så kvalitet og faglighed sikres.

Løsningen kan spare medarbejderne tid

Selvom løsningen stadig er under udvikling, har den på kort tid vist gode resultater i Byudvikling & Grøn Omstilling. Her hjælper den med at frigive tid, og den skriver referater af høj kvalitet i 75-80 pct. af tilfældene.

Medarbejderne skal stadig vænne sig til løsningen, og den bliver anvendt i forskellig grad. Men når medarbejderne bruger den på lange høringssvar, oplever de, at den kan spare helt op til 1 time pr. høringsreferat. Det gør, at de får mere tid til at løse andre opgaver og svare borgerne.

"AI-robotten skriver referater af høringssvar, som er i skræmmende god kvalitet, men man skal forholde sig kritisk og ikke blive for afhængig," understreger Jonas Nørgaard Klügel.