6. Evaluering

Evalueringsfasen - værdiskabelse og erfaringsopsamling

Hvorfor?

I anskaffelsesprocessen bør I løbende evaluere, om I får de forventede gevinster.

Når processen nærmer sig afslutningen, skal I dokumentere og formidle de opnåede resultater. Hvis der er resultater, der ikke er opnået, skal det også dokumenteres, sammen med årsagerne.

Slutevalueringen bruges til læring for organisationen og involverede parter, fx brugere, systemejer og ledelse. I evalueringen kan I fx vurdere, om kontrakten og kontraktvilkårene har været tilstrækkelige - er der behov for at ændre i jeres skabelon eller standardkrav? I kan også vurdere om projektmodel, -processer og -skabeloner skal tilpasses.

Evaluering er en mulighed for at kigge tilbage og reflektere over effekt, resultater og proces. Den skal vise, om anskaffelsen var indsatsen værd.

I PRINCE2-modellen er evaluering en del af processen ”Afslutning af et Projekt”.

Hvordan?

I kan tage udgangspunkt i analyserne, som I udarbejdede i Ide- og Afklaringsfaserne. Analyserne var grunden til beslutningen om at gå i gang med anskaffelsen, og derfor kan I bruge dem til at måle, om I fik den forventede værdi.

I kan også evaluere løbende i processen for at sikre fortsat værdiskabelse. Det kan fx være ved beslutning om overgang mellem faser.

Centrale evalueringsspørgsmål kan være:

• Er eller bliver gevinsterne realiseret?
• Lever leverandøren op til kontrakten?
• Er der fortsat et behov for løsningen?
• Er der opstået nye behov eller teknologiske muligheder?

I kan bruge resultatet af evalueringen til at beslutte, om I vil fortsætte med løsningen eller lade kontrakten løbe ud/opsige kontrakten. Jeres muligheder for at opsige eller forlænge samarbejdet med leverandøren bør fremgå af kontrakten.

Hvis I beslutter jer for at genudbyde/-anskaffe løsningen, starter en ny Idefase og anskaffelsesproces.