5. Drift
Driftsfasen - samarbejde og opfølgning
Hvorfor?
Efter implementering, bliver projektorganisationen ofte nedlagt, og ansvaret for kontrakt og løsning overgår til en driftsorganisation.
Det er vigtigt, at I begynder at planlægge overdragelse allerede i de indledende faser, så processer og dokumentation er på plads.
Det er i denne fase, at I skal have værdien ud af anskaffelsen. Så der skal følges op på gevinster og gevinstejere.
Den ansvarlige for løsningens kontrakt spiller en stor rolle i Driftsfasen. Den kontraktansvarlige er løbende i dialog med leverandøren og følger op på opfyldelse af kontrakten og håndtering af ændringer.
Hvordan?
Overgang til drift kan betyde, at de, der hidtil har været involveret i anskaffelsen, overgår til andre opgaver. Det er vigtigt at overdrage viden om projektet, løsningen og kontrakten til dem, der nu tager over.
Digitaliseringsstyrelsen har lavet en tjekliste til overdragelse til drift, som du kan finde inspiration i.
Du kan også finde inspiration i Favrskov Kommunes overleveringsdokument, som udfyldes og godkendes, inden et system overgår til drift.
I Driftsfasen følger I op på, om kontrakten/løsninger giver den ønskede værdi. Det betyder, at I både skal følge op på kontrakten og arbejdet med gevinstrealisering.