2. Afklaring

I kan bygge videre på den indledende markedssondering fra Idefasen, hvor I undersøgte, om der er løsninger på markedet, der kan imødekomme jeres behov.

I Afklaringsfasen kan I gå dybere ind i afdækningen og tale med kommunale kolleger om deres erfaringer med løsninger, der skal opfylde behovet, og med leverandører af disse løsninger.

Du kan få inspiration til inddragelse af leverandører i KOMBITs dogmeregler for markedsmodning og på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside i Kodeks for det gode kunde-leverandørsamarbejde.

På IT-Branchens hjemmeside kan du læse brancheforeningen råd til leverandører, der gerne vil ind på markedet for mindre kontrakter.

Hvis anskaffelsen skal ske via udbud, er der så andre udbud i gang, som kan begrænse markedets lyst til at byde ind?

Scope for løsningen/anskaffelsen skal fastlægges i tæt samarbejde med repræsentanter for de kommende brugere. På workshops kan I arbejde med at finde de krav, der skal med i en evt. kravspecifikation.

Stemmer anskaffelsen overens med kommunens strategier for digitalisering og indkøb?

Er der planer om andre anskaffelser, der kan begrænse ressourcerne til projektet og implementeringen?

I kan arbejde med arbejdsgangsanalyser for at afklare organisationens behov. KL har udarbejdet KLAR Drejebogen 2.0, der er en metoderamme for arbejdet med optimering af processer.

I kan også arbejde med servicedesign for at skabe bedre brugerrejser for borgerne. KL har sammen med en række kommuner udarbejdet en fælleskommunal værktøjskasse for arbejdet med servicedesign.

Er der retningslinjer for og krav til it-arkitektur, som løsningen skal overholde for at passe ind i systemlandskabet?

Du kan finde inspiration til arbejdet med arkitekturafklaring i disse kommunale eksempler:

• Fredericia Kommunes Arkitekturbilag til brug ved it-anskaffelser
• Aalborg Kommunes værktøjer til arkitekturstyring og -screening på Info for Rammearkitekturen

Du kan læse om de Fælleskommunale Arkitekturprincipper og -regler, byggeblokke etc.  på Info for Rammearkitekturen.

Skal løsningen anvende et eller flere komponenter i den fælleskommunale infrastruktur?

• Er der fx et eller flere støttesystemer, som det vil være relevant, at løsningen integrerer til?
• Er der services på Serviceplatformen, som løsningen skal trække data fra?

Du kan læse om den fælleskommunale infrastruktur på KOMBITs hjemmeside, og du kan finde integrationsbeskrivelser og vejledninger i KOMBITs dokumentbibliotek.

Du kan finde inspiration til arbejdet med at stille krav til løsningers anvendelse af den fælleskommunale infrastruktur i:

• Dette eksempel fra KOMBIT, hvor bilag fra SKI-rammeaftale 02.19, delaftale 02: Kommuner er samlet
• Et eksempel fra Københavns Kommune på en opgavebeskrivelse til et udbud, hvor der indgår en række krav om integration til den fælleskommunale infrastruktur, efterlevelse af den fælleskommunale rammearkitektur samt anvendelse af byggeblokke. Det skal understreges, at disse krav kun udgør en delmængde af kravene i eksemplet. 
• KOMBIT har desuden udarbejdet nogle gode råd til, hvordan man kan anskaffe løsninger, så man undgår uhensigtsmæssige leverandørbindinger.

Er der behov for snitflader til andre løsninger i kommunen eller til andre myndigheders systemer?

Integrationer kan være dyre og komplekse, derfor er det vigtigt, at I nøje overvejer jeres behov og de økonomiske konsekvenser af krav om udvikling af snitflader til andre af jeres løsninger. 

Hvis data i løsningen vil være bevaringspligtige, skal I huske at stille krav om, at data kan arkiveres.

Du kan læse mere om arkiver og arkivering på KL’s hjemmeside.  

Hvis borgere og virksomheder skal bruge løsningen til at kommunikere med en myndighed, fx kommunen, skal den måske leve op til de Fælles krav til gode brugeroplevelser.

De fælles krav indeholder både krav, anbefalinger og henvisninger til eksterne krav, der kan følge af lovgivning, aftaler etc.

De fælles krav erstatter Udviklingsvejledningen for god selvbetjening.

Bemærk, at krav også kan gælde, hvis der er tale om en væsentlig videreudvikling af en eksisterende løsning.

Vil løsningen eller dele af løsningen være omfattet af lov om webtilgængelighed af offentlige organers websteder og mobilapplikationer?

Læs mere om hvad der er omfattet er loven og om webtilgængelighed på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside. 

• Vil I hoste eller outsource?
• Ønsker I en server- eller cloudbaseret løsning?
• Hvad er et passende serviceniveau i forhold til oppetid og stabil drift? Skal løsningen fx kunne tilgås kun i hverdage mellem kl. 8-16 eller hele døgnet?

Hvordan passer den forventede implementeringsperiode sammen med den øvrige projektportefølje?

Ballerup Kommune har en tjekliste med implementeringsovervejelser. Formålet er, at der tidligt i projektet tages stilling til, hvordan forandringsledelse, overgang fra projekt til drift og driftssituationen håndteres.

Du kan finde inspiration til arbejdet med implementeringsprocesser og -kommunikation i Esbjerg Kommunes håndbog for implementering.

Du kan finde mere inspiration i Implementeringsfasen.

I skal afdække potentielle risici for projektet. De skal dokumenteres, og I skal vurdere, hvor der vil være behov for mitigerende handlinger.

For hver identificeret risiko, kan I kan med fordel tage stilling til hvem der bedst kan håndtere den givne risiko - er det jer eller leverandøren?

Der kan være behov for at afsætte midler i projektets økonomi til håndtering af risici.

Du kan finde inspiration til formen på en risikoanalyse i Ballerup Kommunes eksempel på en excel-skabelon.

Business casen beskriver formålet med anskaffelsen, samt konsekvenser ved ikke at anskaffe løsningen. I business casen beskriver I omkostninger og gevinster. I peger på risici, og omkostninger til risikohåndtering.

Business casen er styringsværktøjet for realisering af gevinster før, under og efter implementering – I skal løbende genbesøge den gennem i projektperioden.

Hvis I udarbejdede en mini-business case i Idefasen, skal I opdatere og udbygge den med den nye viden om forventet udbytte, omkostninger etc.

Hvis I ikke udarbejdede en business case i Idefasen, skal den udarbejdes.

Du kan finde inspiration til formen i Ballerup Kommunes business case-skabelon og i Aalborg Kommunes vejledning til deres business case-skabelon.

Vil I selv anskaffe eller vil I anskaffe sammen med en eller flere andre kommuner? Du kan se en oversigt over eksisterende fælleskommunale samarbejder om digitalisering og it-indkøb her.

Er den anslåede værdi af kontrakten (eksl. moms) under eller over den relevante, gældende tærskelværdi?

Hvis værdien er over tærskelværdien, er anskaffelsen udbudspligtig. I skal derfor beslutte hvilken udbudsform, I vil anvende, eller om anskaffelsen skal ske gennem en SKI-rammeaftale. En SKI-rammeaftale kan også anvendes til et fælles indkøb.

Du kan læse mere om tærskelværdier, beregning af den anslåede værdi af kontrakten og de udbudsretlige regler for offentlige indkøb hos:

• Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
• Bedre Udbud
• Udbudsportalen

På Udbudsportalen finder du bl.a. en oversigt over de forskellige udbudsprocedurer i udbudsloven.

Hvis kontraktværdien er under tærskelværdien, har Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen udarbejdet en guide om vurdering af grænseoverskridende interesse.

I skal tage stilling til informationssikkerhedskrav og funktionelle krav til understøttelse af efterlevelse af GDPR. Du kan finde inspiration til klausuler for informationssikkerhed hos Digitaliseringsstyrelsen.

Du kan finde inspiration til risikovurdering og arbejdet med beredskab i Sikkerhedsprogrammets drejebøger.

Hvis der skal behandles personoplysninger i løsningen, skal GDPR efterleves.

Potentielle trusler mod behandlingssikkerheden og de registreredes rettigheder bør I afdække i en risikovurdering. Du kan læse mere om beskyttelse af personoplysninger på Datatilsynets hjemmeside.

Skal der indgås en databehandleraftale i forbindelse med anskaffelsen? Og hvordan ønsker I at føre tilsyn med databehandler og underdatabehandler?

Der findes forskellige skabeloner til databehandleraftaler, bl.a. Datatilsynets skabelon for databehandleraftaler og KL/KOMBITs skabelon for databehandleraftaler mellem kommune og it-leverandører. 

Hvis der skal anskaffes via SKI-rammeaftale, vil kontraktform og -vilkår overvejende være fastsat på forhånd.

Hvis I selv udformer kontrakten, kan den fx være baseret på jeres egen standardkontrakt eller på Digitaliseringsstyrelsens standardkontrakter (K01, K02, K03)

Digitaliseringsstyrelsen har også formuleret standardklausuler for it-drift.

Gennem OS2-samarbejdet, har en gruppe kommuner udviklet OS2kravmotor, som er et kravkatalog til brug ved dialog med leverandører om non-funktionelle krav. Du kan læse om retningslinjerne for og formen på kravene i kravmotoren i denne guide fra OS2. 

Du kan finde inspiration til og råd om kontraktvilkår og -overblik i Drejebog for kommunal kontrakt- og leverandørstyring.

Det er vigtigt, at I beskriver ændringshåndteringsprocessen i kontrakten. Husk at tage højde for både ændringer og videreudvikling. Angiv evt. hvor meget videreudvikling, der forventes. Husk at beskrive rettigheder til nyudvikling - skal kildekoden fx gøres til open source?

Hvis I vil anskaffe en løsning baseret på Open Source, har OS2 med udgangspunkt i materiale fra Aarhus Kommune udarbejdet vejledninger om Open Source-anskaffelser.  

Tag stilling til exit-muligheder og transition, fx ejerskab til data og leverandørens forpligtelser ved ophør. Det er essentielt at sikre, at I kan tilgå jeres data efter endt samarbejde. Derfor bør det fremgå af kontrakten. Det er også en fordel, hvis leverandørens bistand ved ophør er beskrevet i kontrakten. På den måde er både I og leverandøren klar over forpligtelserne.

Du kan finde inspiration i de Kommunale Standardvilkår (KSV). 

Har du et godt eksempel på en skabelon til en faseplan? Så vil vi gerne dele den her.

Du kan sende dit eksempel til videncenter@kl.dk. 

Vil en anskaffelse give de ønskede overordnede gevinster og efterleve jeres strategier og retningslinjer?

Skal I bruge ressourcer på at arbejde videre med projektet?