# Skriveguide til det gode brev 

Oktober 2023 

#### **Skriveguide til det gode brev** 

© KL 

1. udgave, 1. oplag 2023 

KL Weidekampsgade 10 2300 København S 

+45 3370 3370 kl@kl.dk kl.dk 

@kommunerne KL 

Produktion: Kommuneforlaget A/S Design: e-Types Illustration: Colourbox, Kommuneforlaget A/S 

Produktionsnr. 830952 

# Skriveguide til det gode brev 

Breve er i høj grad kommunens ansigt udadtil. Når vi skriver letforståelige og imødekommende breve, oplever borgerne os som troværdige og kompetente. Hvis brevene er uklare, kan de skabe tvivl, spørgsmål og frustration. Derfor er der mange fordele i at kvalitetssikre brevene. 

Her kan du læse KL’s anbefalinger til endnu bedre breve baseret på en undersøgelse af borgernes oplevelse af brevenes opbygning og sprog. 

Skriveguiden består af disse fem elementer: 

1. Sådan bygger du brevet op 

Skriveguiden tager højde for, at flere og flere læser breve via deres mobiltelefon. Det stiller krav om en øget enkelhed og overskuelighed i brevet – dels fordi skærmen er lille, og dels fordi undersøgelser viser, at man læser med mindre koncentration på en skærm. Derfor får du også inspiration til, hvordan du i disposition og sprog kan tilpasse brevene til at blive læst på mobilen og andre mindre skærme. Disse råd gør samtidig brevet, der læses på papir eller pc, mere læservenligt. 

2. Sådan skriver du personligt 

3. Sådan skriver du klart 

4. Tjekliste 

5. Eksempler på breve 

Skriveguide til det gode brev 3 

## 1. Sådan bygger du brevet op 

#### **Brevet bør følge denne opbygning** 

Læs mere om brevets byggeklodser herunder – og se et eksempel på et brev på side 9: 

1. Overskrift, der fortæller essensen 

2. Evt. Kære Fornavn Efternavn 

#### **Skriv overskrifter med hovedbudskabet og en personlig tone** 

En god overskrift fortæller essensen og henvender sig direkte til borgeren med et ’du’/’dig’. 

3. Kontaktskabende indledning 

4. Hovedbudskab 

5. Begrundelse 

   - a. Den konkrete vurdering 

   - b. De oplysninger, I har lagt særligt vægt på 

   - c. Kort forklaring af de juridiske krav/betingelser 

   - d. Særligt om borgerens synspunkter, fx ved partshøring 

6. Vejledningsafsnit, når det er relevant: Hvad kan du gøre nu?/Hvad skal du gøre nu? 

|**Skriv ikke**|**Skriv hellere**|
|---|---|
|Partshøring om tilbagebetaling|Partshøring: Er du enig i informatio-<br>nerne om din indkomst?|
|Afslag på særlig støtte|Afgørelse: Du får afslag på din an-<br>søgning om særlig støtte|
|Oplysningspligt|Sådan sikrer du, at vi har de rigtige<br>oplysninger|



7. Retsgrundlag – henvis til §§ her 

8. Dialogisk afrunding: Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte os 

9. Klagevejledning, når det er relevant – som sættes efter afslutningshilsenen med blot en kort henvisning i selve brevet 

**Flere og flere borgere læser breve på en lille skærm, fx mobilen. Derfor er det ekstra vigtigt at** 

   - Skrive en overskrift, der fortæller brevets vigtigste budskab, typisk resultatet 

   - Skrive hovedbudskabet først i brevet 

10. Undervejs: Mellemoverskrifter, der deler brevet op i konkrete, overskuelige bidder. 

- Skrive sigende mellemoverskrifter, som gør det let at orientere sig 

- Skrive korte afsnit med kun ét vigtigt budskab pr. afsnit. 

4 Skriveguide til det gode brev 

#### **Skriv Kære Fornavn Efternavn, hvis I ønsker det** 

Formen Kære Fornavn Efternavn er der forskellige holdninger til, både i kommunerne og blandt borgerne. Faktisk er meningerne så delte, at KL ikke kan give en entydig anbefaling. Her deler vi vores viden om spørgsmålet, og så er det op til jer i den enkelte kommune, om jeres sprogpolitik skal være at skrive Kære eller ej. 

|**Argumenter for Kære Fornavn Efternavn**|**Argumenter imod Kære**|
|---|---|
|KL har set en klar tendens til, at borgerne foretrækker Kære-formen, når de<br>i dybden er blevet interviewet om sprogtonen i breve.|Samtidig har KL dog i en kvantitativ Megafon-måling set den omvendte<br>tendens, nemlig at et fertal af borgerne foretrækker formen Til.|
|Her siger borgerne, at brugen af_Kære Fornavn Efternavn_signalerer en re-<br>lation mellem borgeren og kommunen og giver en oplevelse af at blive<br>respekteret som menneske:|_Kære_kommer på i denne måling på 2. pladsen.<br>Denne undersøgelse viser en sammenhæng mellem alder og den fore-<br>trukne form.|
|”Nu er jeg ikke bare et cpr-nr. – nu er jeg et menneske.”<br>Samme tendens har vi set i andre såkaldte kvalitative test, bl.a. hos Styrel-<br>sen for Patientsikkerhed.|Borgere, der er 40 år eller ældre, foretrækker Til.<br>Borgere, der er mellem 18-39 år, foretrækker Kære.|
|Hvis jeres kommune har en sprogpolitik/et værdigrundlag, der vægter den<br>personlige kontakt, vil brugen af Kære Fornavn Efternavn være en god<br>måde at signalere personligt nærvær.|I denne test tog borgerne ikke stilling til Kære + Fornavn Efternavn. De blev<br>blot spurgt om deres holdning til Kære.<br>Det kan have betydning for, at udfaldet blev anderledes end i interviewun-<br>dersøgelser, der viser, at Kære Fornavn Efternavn er den foretrukne form.|



Da resultaterne altså peger i to forskellige retninger, kan vi desværre ikke pege på en klar anbefaling. Vi kan opfordre til, at de enkelte kommuner tager stilling til spørgsmål ud fra en overvejelse af, hvor personligt I ønsker at kommunikere med borgerne. 

Skriveguide til det gode brev 5 

#### **Begynd brevet med et lille kontaktskabende tilløb** 

Indled brevet med en lille før-kontakt. Et eksempel fra et afslagsbrev: 

|**Det oprindelige brev uden før-kontakt**|**Det nye brev med før-kontakt**|
|---|---|
|Vi har trufet afgørelse om at give dig afslag på|Vi skriver til dig, fordi vi nu har behandlet din ansøg-|
|særlig støtte|ning om særlig støtte. Vi kan ikke bevilge dig den|
||ønskede støtte.|



## 2. Sådan skriver du personligt 

Et brev opfattes af borgerne som personlig kommunikation. Derfor er det vigtigt, at sproget også er personligt. Sådan kan du skrive personligt: 

|**Skriveråd, der gør sproget personligt**|**Skriv ikke**|**Skriv hellere**|
|---|---|---|
|Skriv du/dig eller I/jer|Der skal fremsendes en kopi af…<br>Der gives tilladelse til…|Du skal sende en kopi af…<br>I får tilladelse til…|
|Skriv vi|Det er kommunens vurdering, at…<br>Der kan rettes henvendelse til undertegnede…|Vi vurderer, at….<br>Du kan kontakte mig…|
|Brug de spørgsmål som du forventer, modtage-<br>ren vil stille – gerne som mellemoverskrifter||Hvad kan du gøre nu?<br>Hvorfor får I afslag?|
|Tag afsæt i, hvordan du ville have formuleret dig<br>mundtligt og undgå papirord, du sjældent siger<br>(fx: såfremt)|Såfremt der er spørgsmål, kan der rettes telefo-<br>nisk henvendelse til undertegnede|Du er velkommen til at ringe til mig, hvis du har<br>spørgsmål|



6 Skriveguide til det gode brev 

## 3. Sådan skriver du klart – og så det er let at læse, også på den lille skærm 

I listen herunder viser ikonet med mobiltelefonen, at disse råd er særligt vigtige for at gøre teksten læservenlig på en lille skærm. 

|**Skriveråd, der omsætter din faglighed til klar tekst**|**Skriv ikke**|**Skriv hellere**|
|---|---|---|
|Skriv i tilpas korte sætninger|Med henvisning til det fremsendte regnskab<br>skal der udbedes yderligere information|Tak for regnskabet, du har sendt os. Vi har brug<br>for mere information om…|
|Skriv det vigtigste<br>i sætningen først|Da vi mangler yderligere information for at<br>kunne tage stillingen til ansøgningen, bedes<br>der fremsendes regnskab for 2022.|Vi beder dig sende regnskabet for 2022, da vi<br>har brug for mere information for at kunne be-<br>handle jeres ansøgning|
|Skriv i aktivt sprog – så det står klart, hvem der gør<br>hvad|Der kan søges om fripladstilskud via Digital<br>Pladsanvisning<br>Det anbefales|Du kan søge om tilskud til friplads via Digital<br>Pladsanvisning<br>Vi anbefaler|
|Pas på ord, der ender på -ing og -else|Ved blankettens udfyldelse skal du huske…<br>Det vil blive foretaget en vurdering|Når du udfylder blanketten, skal du huske…<br>Vi vil vurdere|
|Forklar og forbind – brug ord, der skaber sam<br>-<br>menhæng||Fx:<br>Derfor<br>Det vil sige<br>For dig betyder det, at|
|Indled nye afsnit med en kort emnesætning,<br>der fortæller afsnittets vigtigste information|Hvis din situation ændrer sig, fx hvis du får<br>børn, bliver gift eller skifter arbejde, skal du<br>kontakte os.|Du skal kontakte os, hvis din situation ændrer<br>sig. Det kunne fx være, hvis du får børn, bliver<br>gift eller skifter arbejde|
|Brug punktopstillinger|Opgaven omfatter udarbejdelse af jobbeskri-<br>velse, udvælgelse af hjælpere og afoldelse af<br>personalemøder|Opgaven omfatter, at<br>• udarbejde jobbeskrivelse<br>• udvælge hjælpere<br>• holde personalemøder|
|Undgå indforståede fagudtryk – og forklar<br>dem, du ikke kan  undgå.|Du er visiteret til vareudbringning|Du har ret til at få dine dagligvarer bragt hjem<br>til dig|
|Når du forklarer et svært ord, så skriv forklarin<br>-<br>gen først og det svære ord sidst i sætningen<br>lige før punktummet.|Der kan dog anlægges et civilt søgsmål|Du kan dog lægge sag an mod kommunen –<br>dvs. anlægge et civilt søgsmål.|



Skriveguide til det gode brev 7 

## 4. Tjekliste 

Du kan bruge denne tjekliste til at sikre, du har husket det hele: 

#### **Har du bygget brevet rigtigt op?** 

1. Fortæller overskriften essensen, og står der _du/dig?_ 

2. [Når jeres kommune ønsker det: Har du hilst på borgeren: _Kære Fornavn Efternavn?_ ] 

3. Har du skrevet en kontaktskabende indledning, fx _Vi skriver til dig, fordi…?_ 

4. Fortæller du brevets hovedbudskab herefter? 

5. Har du skrevet en begrundelse med alle elementerne? Og husket borgerens synspunkter? 

6. Har du skrevet et vejledningsafsnit, når det er relevant: _Hvad kan du gøre nu?/Hvad skal du gøre nu?_ 

7. Har du samlet henvisninger til love og regler i et afsnit for sig? 

8. Har du husket klagevejledning – evt. vedlagt som bilag? 

9. Har du sluttet brevet af med en dialogisk afrunding: _Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte os…?_ 

10. Er dine afsnit tilpas korte med kun et budskab pr. afsnit? Og begynder du afsnittet med en emnesætning? 

11. Har du undervejs skrevet mellemoverskrifter, der deler brevet op i konkrete, overskuelige bidder? 

#### **Har du skrevet personligt?** 

- Har du skrevet _du/dig, I/jer, vi/os?_ 

- Har du brugt mundrette ord og undgået papirord? 

#### **Har du skrevet klart?** 

- Har du skrevet tilpas korte sætninger? 

- Har du skrevet aktivt og så vidt muligt undgået _-ing_ og _-else?_ 

- Har du brugt punktopstillinger? 

- Har du brugt tilpas med forbindere og forklaringer: Fx _derfor, det vil sige, for dig betyder det…?_ 

- Har du undgået eller forklaret indforståede fagudtryk? 

- Hvis du skal bruge et svært ord/fagudtryk, har du så skrevet det på sidstepladsen i sætningen, lige før punktummet? 

8 Skriveguide til det gode brev 

## 5. Eksempler på breve 

Skriv bedre breve – guidelines 

Partshøring: 

Er du enig i informationerne om din indkomst? 

En god overskrift fortæller essensen og henvender sig direkte til borgeren med et ’du’/’dig’ 

#### Kære _[fornavn efternavn]_ 

Overvej at adressere borgerne med _”Kære”,_ da det signalerer en relation mellem borgeren og kommunen 

Vi skriver til dig, fordi vi har fået besked om, at du har fået løn, samtidig med at du har modtaget en ydelse. 

Hvis man får løn samtidig med en ydelse, skal lønnen trækkes fra ydelsen. Derfor vurderer vi nu, at du skal tilbagebetale 1.000 kr. 

Skriv en kort, kontaktskabende indledning: ”Vi skriver til dig, fordi…” og fortæl altid hovedbudskabet i indledningen. 

Men inden vi træffer afgørelse om det, kan du kommentere, om du er enig i at have modtaget _[beløb]_ kr. i løn fra _[arbejdsgiveren]_ . 

#### **Hvad kan du gøre nu?** 

Hvis du ikke er enig i at have modtaget dette beløb i løn, kan du ringe eller skrive til os på _[telefonnummer]_ eller _[e-mailadresse]_ . 

Tag borgeren i hånden og tydeliggør, hvordan de kommer i mål. 

Vi skal modtage dine eventuelle kommentarer senest den 30. november 2023 kl. 12. 

#### **Hvad sker der, hvis vi ikke hører fra dig?** 

Hører vi ikke fra dig, inden fristen udløber, vil vi træffe afgørelsen om, at du skal tilbagebetale 1.000 kr. Vi vil i så fald sende vi dig et nyt brev om det. 

Et brev opfattes af borgerne som personlig kommunikation. Derfor er det vigtigt, at sproget også er personligt. Skriv fx ”du” og ”dig”. 

#### **Retsgrundlag** 

Partshøringen følger forvaltningslovens § 19, lovbekendtgørelse nr. 433 af 22/4 2014. 

Gem de juridiske referencer til slutningen af brevet. 

Du kan se lovteksten på www.retsinformation.dk. 

#### **Hvis du har spørgsmål** 

Du er velkommen til at kontakte os på _[kontaktinfo – telefon og sikker mail]_ , hvis du har spørgsmål. 

Angiv gerne direkte telefonnumre eller e-mailadresse, så borgeren kan ved, hvordan de kan komme i kontakt. Det skaber tryghed. 

Venlig hilsen 

Fornavn Efternavn 

Skriveguide til det gode brev 9 

### Skriv bedre breve – skriv til mobilen 

Flere og flere borgere læser deres digitale post på en lille skærm, fx mobilen. Her er tre gode rettesnore, når breve skal kunne læses og overskues på en lille skærm. 

**Partshøring: Du får afslag på din ansøgning om særlig støtte** 

Skriv gerne en kort overskrift, så læseren kan overskue overskriften i ét skærmbillede på en tablet eller en smartphone. 

#### Kære _[Fornavn Efternavn]_ 

Vi skriver til dig, fordi vi nu har behandlet din ansøgning om særlig støtte. Vi kan ikke bevilge dig den ønskede støtte. 

**Hvorfor får du afslag?** For at kunne få særlig støtte skal du have udgifter til husleje, varme, el og vand på mindst 3.200 kr. Vi kan se, at dine udgifter er 2.500 kr., når din boligstøtte er trukket fra. Derfor har du efter reglerne ikke ret til den særlige støtte. 

Skriv korte afsnit på max fem linjer med kun ét budskab ad gangen. På den måde er teksten mere overskuelig på en lille skærm. 

#### **Hvad kan du gøre nu?** 

Du er velkommen til at kontakte os, hvis din situation ændrer sig. Det kunne fx være, hvis dine udgifter til bolig stiger, hvis du får børn eller andet. Så kan vi se på, om du så har ret til at få særlig støtte. 

Skriv sigende mellemoverskrifter, som gør det let at orientere sig i brevet. Det hjælper også læseren på den lille skærm med at navigere gennem brevet. 

**Retsgrundlag** Vi har truffet afgørelsen efter Lov om aktiv socialpolitik § 34 

10 Skriveguide til det gode brev