Robot hjælper Horsens kommune med at finde økonomiske udeståender

Fra manuel til automatiseret proces

Horsens Kommune har en tids- og ressourcekrævende proces ifbm. at undersøge økonomiske udeståender ved bl.a. konkurser, gældssaneringer og dødsfald. Derfor har IT & Digitalisering i samarbejde med opkrævnings-afdelingen udarbejdet en softwarerobot, der kan hjælpe med at lette arbejdet omkring økonomisk udstående.

Tidligere har opgaven været en lang og manuel proces, hvor det dagligt handlede om at gennemgå Statstidende og for hver person/virksomhed lave opslag i kommunens debitor system, for derved at se om der er et økonomisk udestående, der kan gøres krav på.

Men ved hjælp af en softwarerobot, en såkaldt RPA, er en del af processen nu blevet automatiseret.

Horsens Kommune har nemlig selv udviklet og programmeret robotten, der dagligt fremfinder alle personer/virksomheder fra Statstidende. Robotten laver samtidigt et opslag i kommunens debitor systemet. Hvis en person/virksomhed findes i Horsens kommunes debitor system, og dermed har et økonomisk forhold, vil der blive genereret et såkaldt ”hit”. Dette ”hit” vil give oplysninger til en medarbejder i kommunens afdeling for opkrævning, som herefter manuelt undersøger personen/virksomheden for udeståender, der kan gøres krav på.

Nedenstående graf viser en statistik over de ”hit” der er blevet genereret af robotten, og hvor antallet af borgere/virksomheder fra Statstidende, har et sammenfald i et opslag i debitor systemet. Både i og udenfor Horsens Kommune

RPA og brugen af Serviceplatformen

Horsens kommune har udviklet deres robot til at anvende en kombination af skærmbillede dialog (den mere traditionelle RPA) og API ifbm. opslag og udtræk fra forskellige systemer. Blandt andet anvendes Serviceplatformen ved Gældssaneringer til opslag, for at finde CPR nr. ud fra navn og adresse. For Gældssaneringer findes der ikke CPR. nr. i Statstidende og det skal bruges til opslag i Opus Debitor. 

Nedenstående figur illustrerer processen for, hvordan robotten fremsøger udtræk fra Statstidende og som ender med en liste til manuel behandling, hos en medarbejder i Opkrævningen. Denne udtræks/opslags-proces foretages i en kombination af skærmbillede dialog og API.

Hvilken værdi givet RPA 

Selvom Horsens Kommune har været i gang med RPA i flere år, så er denne robot ny med henblik på anvendelse ifbm. økonomisk udstående. Dette betyder at det fulde økonomiske udbytte og overblik over, hvor mange personer/virksomheder der kommer frem til manuel undersøgelse, ikke er realiseret endnu.

Men på trods af den korte tid med anvendelsen af robotten, er forventningerne til den store. Allerede nu har robotten forsimplet arbejdsprocessen og nedsat den manuelle proces betydeligt. Fremadrettet er målet også, at der kan blive udarbejdet statistikker, som ledelsesmæssigt kan blive anvendt til at give et overblik over, hvor mange procent af de ”hit” der er identificeret, der også kan hentes økonomi på.

John Johansen, afdelingsleder Regnskab og opkrævning siger:

”At søge bosager udenfor kommunen er en stor opgave, hvor udbyttet ikke står mål med ressource-anvendelsen, så med en robot kan vi nu undersøge personer/virksomheder i hele landet i forhold til eventuelle økonomiske udeståender. Vi skal kun bruge tid på nærmere undersøgelse af de personer/virksomheder, der findes med forhold i vores debitor system. Hensigten har været, at vi løser en opgave retssikkert med anvendelse af færrest mulige ressourcer og med det sigte, at vi får anmeldt alle fordringer i bosager med det afkast, det kan give”

Gevinstrealisering

Processen frem mod en egentlig gevinstrealisering sker, for denne robot, ved en bagudrettet vurdering. Da projektet er nyt og arbejder med de økonomiske udeståender, baseret på landsdækkende udtræk fra Statstidende med opslag i kommunens eget debitorsystem, har en egentlig gevinstrealisering ikke været mulig endnu.

Gode råd

• Vær opmærksom på sikkerheden – hvad får udvikleren af robotten adgang til i økonomisystemer ift. at forhindre misbrug. Dette er også af hensyn til medarbejderen, der ikke skal føle sig mistænkeliggjort ifbm. udviklingen af robotten.
• Gennemfør tjek omkring; hvem gør hvad og hvornår. Hvordan skal vores kontroller være? Denne vil sikre medarbejder og misbrug.
• Foretag logning og tjek regelmæssigt
• Lav en vurdering af nuværende arbejdsgang; hvor lang tid bruges i dag på arbejdsgangen og hvor lang tid vil det tage at udvikle en robot (grov estimat), er der økonomi i at udvikle på området?
• Brug tid på at undersøge om leverandør har en løsning eller snitflade, der kan afhjælpe udfordringen.
• Brugen af API’er er mere stabilt og sikkert end den traditionelle skærmbillede dialog.