Lynhurtig omstilling hjælper gymnasieelever i Ballerup

En ny digital hverdag

I Ballerup har man ligesom i mange andre kommuner og offentlige såvel som private institutioner måtte omstille sig til en ny og mere digital hverdag, hvor møder og dialog i langt de fleste tilfælde må afholdes fra hjemmekontoret.

På Biblioteket Ballerup, der som organisation også består af Kulturhusene Måløv og Skovlunde, tog man opgaven til sig umiddelbart efter, at regeringen opfordrede til, at offentlige ansatte – så vidt det er muligt – skal arbejde hjemme fra og begrænse sit fysiske samvær.

På 3 dage havde man undersøgt, valgt og testet et digitalt værktøj, der i perioden under COVID-19 skal implementeres som et alternativ til den hverdag, man ellers er vant til.

Michael Anker, der er digital leder på Ballerup Bibliotek, fortæller, at det var afgørende at komme i gang hurtigst muligt og i samme ombæring få alle med. Før omstillingen trådte i kraft blev alle medarbejdere informeret og vejledt i sætte en funktionel hjemmearbejdsplads op. Både med henblik på at skabe det bedste arbejdsrum for medarbejderne men selvfølgelig også for at sikre, at hjemmearbejdet kunne foregå i overensstemmelse med sikker håndtering af informationer og data.

Digitalt værktøj

Til at afholde møder og andet valgte man løsningen Zoom. Det er et digitalt mødeværktøj ligesom Skype, Teams og andre, men man valgte Zoom, fordi det var nemt tilgængeligt og tillod hurtigt både chatforummer, personalemøder, en-til-en-møder og borgerbetjening såsom læseklubber og andre tilbud.

For netop at sikre at man blandt medarbejdere og i organisationen som helhed fik det fulde udbytte af den nye arbejdsform, så udarbejdede Michael og hans kollegaer diverse vejledninger, således at medarbejderne blev uddannet i at håndtere det nye digitale system og dets egenskaber såsom virtuel håndsoprækning og styringer af mikrofoner.

Med disse kompetencer er det nu muligt at behandle og imødekomme borgernes behov, også selvom der er lukket for besøg på biblioteket. Et eksempel på digital borgerbetjening er blandt andet, at biblioteket hjælper de mange gymnasieelever, der skriver opgave for tiden. For at imødekomme ønsker til litteratur og andet, så har man etableret en online SRP-taskforce, der tilbyder hjælp til at finde materialerne. Dette sker i dag via e-mail, men er snart klar med betjening via video-møder.

Vi oprettede et forum, vi kalder ’snik-snak’, hvor kollegaer siger godmorgen til hinanden og melder deres ankomst, ligesom man ville gøre på kontoret. Det giver et fællesskab, man ikke kan være foruden, og så er det bare fantastisk, det kan lade sig gøre på en virtuel platform

Teknologien tjener ikke kun det formål at muliggøre borgerbetjening og mødehåndtering, men også at skabe et kollegialt fællesskab og sammenhold, der tilnærmelsesvis ligner det, man kender fra arbejdspladsen. "Vi oprettede et forum, vi kalder ’snik-snak’, hvor kollegaer siger godmorgen til hinanden og melder deres ankomst, ligesom man ville gøre på kontoret. Det giver et fællesskab, man ikke kan være foruden, og så er det bare fantastisk, det kan lade sig gøre på en virtuel platform." fortæller Michael Anker.

En erfaring rigere

Denne oplevelse er også noget, som man i Ballerup vil tage med sig videre frem. En succesfuld erfaring med hjemmearbejde, hvor man både formår at fortsætte det faglige arbejde men samtidig opretholder den sociale dimension af en arbejdsplads.

Hos Michael, hvor de forvalter tre organisationer på tre forskellige steder i Danmark, er dette også en læring, der fremover vil kunne spare transporttid og ressourcer, og dermed frigøre mere tid til kerneopgaver.