Corona-krisen: Turboomstilling og udbredt tillid til at arbejde virtuelt og digitalt - læs interview og analyse

Lynhurtig omstilling til hjemmearbejde

Da Danmark lukkede ned, var første opgave for IT-afdelingerne at få hele organisationen gearet til hjemmearbejde. Det kræver tilstrækkelig VPN-kapacitet og gode platforme til virtuelle møder. Den omstilling tog i de 10 adspurgte kommuner et sted mellem 1-5 dage, og blev gennemført uden tekniske problemer. Billedet kan være et andet i andre kommuner. Infrastrukturen, implementeringen af sagsbehandlingssystemer mv. var på plads, så kommunerne hurtigt kunne tilpasse sig situationen.

”Det var som at skære i blødt smør – vores Citrix platform var bygget til det.” Eva Minke, Digitaliseringschef, Aabenraa Kommune

Brugen af løsninger til virtuelle møder fx Skype og Teams blev på kort tid udbredt og brugt i hele kommunen. Det har sat skub i en udvikling, der var i gang.

”I mange år har vi tænkt, at det var en god ide med Teams eller Skype. Det er 5-8 år siden vi startede med de tanker. Nu har vi over 14 dage (og en del kaos) fået rullet Skype 100 pct. ud, og vi er godt på vej med Teams.” Steen Deth, IT-chef, Gentofte Kommune.

Oplevelsen er, at de kommunalt ansatte har taget løsningerne til sig, med en konstruktiv og positiv indstilling. Der er medarbejdere, som er nervøse eller skeptiske for at bruge de nye løsninger, men de fleste har taget det til sig.

”Det er vores oplevelse, at der er udbredt tillid til at arbejde digitalt og virtuelt. Folk oplever, at ”det virker”, og man er blevet mere digitalt kompetente på kort tid. Det, der tidligere kunne have taget år, synes at være lykkedes på ultrakort tid.” Poul Venø. IT- og Digitaliseringschef; Herning Kommune

Virtuelle møder: Effektive, men kræver styring

De adspurgte, oplever, at virtuelle møder i højere grad end fysiske, kræver klare formål og dagsordner, god forberedelse og mødeledelse. Er det til stede er møderne til gengæld mere effektive. Derudover skal vi være opmærksomme på mødeadfærden.

”Når et møde foregår fysisk med fx 4-5 personer tilstede i samme rum og der samtidig er deltagere med på skærm, så skal de virtuelle deltagere ikke opleve, at de er andenrangs eller gæster på det rigtige møde. Derfor skal de fysiske deltagere sidde i en halvcirkel vendt mod de virtuelle deltagere,” siger Henrik Brix digitaliseringschef i Favrskov kommune. 

Møder med meget komplekse problemstillinger, og hvor der skal udvikles nyt, opleves som vanskeligere at afholde virtuelt, men man øver sig på det.

”Virtuelle arbejdsformer er i mange sammenhænge med til at effektivisere vores mødeaktiviteter. Der er nogle udfordringer med, hvordan vi bedst holder udviklingsseminarer og større workshops virtuelt, men det arbejder vi med at afprøve nye måder på. En del af det afventer også, at vi har meldinger om, hvordan der genåbnes.”  Kim Houlberg, IT- og Digitaliseringschef, Aalborg Kommune

Nye måder at være i kontakt med kollegaer og borgere

Kommunikationsplatformene bruges til interne møder mellem kommunens medarbejdere og til virtuelle byråds- og udvalgsmøder. Men digitaliserings-cheferne nævner også kontakten med borgere og andre offentlige eller private aktører fx fjernundervisning af skoleelever, dialog med borgere på jobcentre, genoptræningshold med fysioterapeut, kontakt fra plejebolig til praktiserende læge, borgerinddragelse ifm. by-udvikling, virtuel kontakt med brugere af biblioteker, skærmbesøg hos socialt udsatte, til jobsamler mv.

De adspurgte kommuner har oplevet, at borgerne hurtigt har tilpasset sig og generelt har været positive ift. de anderledes kontaktformer, også selvom kommunerne, af sikkerhedsmæssige årsager, har insisteret på at anvende bestemte løsninger, som kan være nye for borgerne.

”Borgerne kender til rigtig mange forskellige kommunikationsplatforme, som de selvfølgelig helst vil bruge. Men vi er nødt til at sikre at vi bruger de sikkerhedsmæssigt forsvarlige. Det oplever vi, at borgerne er med på” Torben Christiansen, Chef for Arbejdsmarked, Borgerservice, IT og Digitalisering i Assens Kommune. 

Perspektiver for fremtiden

De adspurgte kommuner forventer, at Coronakrisen sætter mange spor i fremtidens arbejdsformer, arbejdsgange og processer. Men bl.a. Ole Lollike digitaliseringschef i Holbæk Kommune understreger også, at det, at man nu holder virtuelle møder ikke er det samme som, at kommunerne nu har transformeret sig selv digitalt. Alligevel synes grundlaget styrket markant for fortsat digital omstilling af arbejdsformer og brug af ny teknologi i opgaveløsningen. Derudover ser IT- og Digitaliseringscheferne perspektiver I at:

• Nogle typer møder kan afholdes mere effektivt

• Flere rent virtuelle møder og mange møder, hvor nogle deltager virtuelt. I fx geografisk spredte kommuner kan det mindske afstanden og bidrage til styrket samarbejde og sammenhængskraft

• Det vil være et kvalitetsløft for nogle borgere, at møder afholdes virtuelt (ældreområdet, jobcenter, socialområdet, teknik og miljø fx byggesagsmøder)

• Mere fleksible arbejdstider og åbningstider i kommunen

• Mindre klimaftryk pga. mindre kørsel

• Færre udgifter til befordring af ansatte og borgere

• Styrket brug af og kvalitetsløft af fjernundervisning som et element i elevernes skoledag.

IT- og Digitaliseringscheferne tager med fra krisen, at hurtig omstilling bliver hjulpet godt på vej af en kolossal brændende platform. At digital omstilling fungere bedst med vedholdenhed implementering, og når det rammer lige ned i et behov.

Flere af de adspurgte bl.a. Lars Faurholt, Horsens og Poul Venø, Herning, har under Corona-krisen oplevet, at det har været nemmere og hurtigere at få truffet beslutninger, som organisationen så eksekverer. Man uddelegerer mere, og prøver sig frem og tester løsninger. Det har givet stof til eftertanke og peger på, at nogle beslutningsstrukturer hidtil har været for tunge og ressourcekrævende, og at mange processer på kryds og tværs kan optimeres.

”Vores processer er nok for lange og omstændelige normalt. Det bliver en vigtig ledelsesmæssig opgave at sikre, at vi tager ved lære af Corona-krisen og kører fremtidige indsatser og projekter mere agilt og effektivt” Lars Faurholt,  IT- og digitaliseringschef, Horsens Kommune.

Læs mere om kommunernes erfaringer med digital omstilling i Corona-tiden

Corona-situationen har skabt medarbejderdrevet innovation af virtuel bostøtte i Roskilde

Aarhus Kommune sætter strøm til kulturtilbud

Lynhurtig omstilling hjælper gymnasieelever i Ballerup

I Aarhus Kommune er borgermøder blevet virtuelle

Informationssikkerhed - Brug sikre systemer når I holder virtuelle møder og konferencer

Borgere deltager digitalt i demokratiet i Hjørring Kommune

Gode råd til videomøder

 Besvar vores brugerundersøgelse af Videncenteret her