19. november 2019
I Haderslev Kommune arbejder de målrettet med arbejdsgangsanalyser og kan mærke effekten
Tilbage i 2016 øgede man fokus på arbejdsgangene i Haderslev Kommune og sendte en gruppe medarbejdere på kursus om arbejdsgangsanalyser, som var faciliteret af KL. Herefter begyndte gruppen at brede metode- og analyseværketøjerne ud i resten af kommunen, og opdagede hurtigt, at der var en stor efterspørgsel efter den type hjælp til at forbedre arbejdsgangene. Det fortæller digitaliseringskonsulent Jan Bach Nielsen.
Jan har været med fra starten, og han kan mærke, at metoderne har rodfæstet sig i hele kommunen, hvor medarbejderne er begyndt at tænke mere over deres arbejdsgange. Noget, der er sket stille og roligt, uden man som sådan har haft en struktur for det. Man har dog oprettet en specialiseret gruppe af arbejdsgangskonsulenter, der understøtter processen med at gennemføre arbejdsgangsanalyser. Jan er en af konsulenterne i gruppen, og han kan mærke, at gruppen kommer på tværs af hele kommunen.
Giv plads til dagligdagen
Gruppen opfordrer deres kolleger til at tænke arbejdsgangsanalyser ind i det daglige arbejde. Det er ikke noget der behøver være akademisk kæmpestort, det kan sagtens være, at man kan optimere og skabe værdi uden at facilitere den hele store analyseproces. Værdien er ofte størst i de mindre processer, hvor man reelt optimerer de daglige opgaver og tidsforbruget.
Jan pointerer, at man skal huske at give plads til at der går hverdag i den. Indimellem rammer virkeligheden, hvor man har travlt og prioriterer meget andet end optimering af arbejdsgange. Det er dog ikke nødvendigvis negativt. Nogle gange lykkedes det fuldt ud at analysere, optimere og implementere nye arbejdsgange med ledelsens opbakning. Andre gange kan gruppen mærke, at de må trække følehornene til sig, fordi timingen måske ikke er rigtig.
Kobles på servicedesign
I Haderslev Kommune har man holdt ved gennem op og nedture og oplever samtidig at optimering af arbejdsgange bliver ved med at være efterspurgt i organisationen. Faktisk så efterspurgt, at Jan og nogle kolleger nu har gennemført to interne kurser i kommunen for ca. 30 kolleger så de lærer, hvordan de kan optimere arbejdsgange på deres fagområde.
Næste skridt handler om at arbejde mere med en kobling mellem arbejdsgangsanalyser og servicedesign. Gruppen vil præsentere en sag herom for kommunens direktion.
”Vi vil gerne ud i organisationen i tre måneder og undre os. Undre os endnu mere over arbejdsgangene rundt om i de forskellige fagkontorer, ikke negativt, men at have lov til at undre sig. Vi er der, hvor vi siger, nu skal vi altså gøre noget mere ud af det her og koble det på servicedesign,” forklarer Jan.
Vil du vide mere?
Kunne du tænke dig at lære mere om metoden KLAR eller måske deltage i kurser omkring arbejdsgangsanalyser eller servicedesign? Så er her nogle nyttige links:
Arbejdsgangsanalyseuddannelsen
Kommunernes arbejdsgangsuddannelse er målrettet interne konsulenter, der arbejder med at gennemføre analyser og optimering af arbejdsgange og forretningsprocesser, fx i forbindelse med robotics, digitalisering og kvalitetsudvikling.
Læs mere om uddannelsen om arbejdsgange her
KLAR som metode
Digitale forandringer kræver indsigt i og forandringer af ens arbejdsgange og metoder. KL har udarbejdet en drejebog om arbejdsgangsanalyse "KLAR Drejebogen 2.0". KLAR står for KLs Arbejdsgangsanalysemetode
Servicedesign
Servicedesign er et værktøj til at skabe bedre løsninger, med bedre brugeroplevelser – til gavn for både borgere og kommuner. Med Servicedesign handler det om at identificere de rigtige problemer og løsninger, og ikke bare det vi tror, er rigtigt.