Varde Kommune gør sagsbehandling på jobcenteret lettere med GDPR-sikker SMS-løsning

Datasikkerhed og effektivisering på én og samme tid

EU’s nye databeskyttelsesforordning stiller nye krav til datasikkerheden i kommunens kommunikation med borgere. I modsætning til før, kan kommuner nu også få en bøde, hvis de ikke lever op til kravene. Kommunikationen skal kunne foregå på borgernes præmisser, uden det går ud over datasikkerheden.

For Varde Kommune var E-Boks det oplagte alternativ til SMS-løsningen på jobcenteret, men erfaringer sagde, at borgerne opfattede E-Boks som besværlig.

Varde Kommunes jobcenter udviklede derfor en app kaldet ”Wakks”. Wakks skal erstatte al SMS-kommunikation med borgerne for at kunne leve op til reglerne. Samtidig løsner Wakks funktionalitet også medarbejdernes sagsbehandling.

For hver SMS sendt ud, med den gamle SMS-løsning, skulle den gennemsnitlige medarbejder på jobcenteret bruge 1-3 gange så meget tid på at journalisere dette, som en del af deres kommunikation med borgeren. Medarbejderne brænder for socialt arbejde, ikke journalisering. Med Wakks foregår journaliseringen helt automatisk, hvilket giver mere tid til borgerne.

Agil brugerinvolverende projektstyring

Wakks er udviklet i tæt samarbejde med medarbejderne i Varde Kommunes ’Team Ung’ og de 18- til 30-årige borgere, der er tilknyttet teamets sagsbehandlere.

”Med brugerinvolveringen helt fra starten af, oplevede vi, at ejerskabsfølelsen iblandt borgerne og medarbejderne opstod helt automatisk i udviklingsprocessen. De giver guldkorn, der former kravspecifikationen, som gives til producenterne (Wakks er teknisk udviklet af House of Code). I sidste ende har det skabt et produkt med minimale problemer, som i højere grad kunne udrulles dynamisk, da den med det samme fremstod intuitiv og relevant for alle parter og ikke krævede undervisning for at kunne benyttes. Responsen har været meget positivt for både borgere og medarbejdere.” udtaler Thomas Neville, Digitaliseringskonsulent i Varde Kommune og projektleder for Wakks.

Wakks funktioner inkluderer blandt andet chat med mulighed for at vedhæfte billeder og dokumenter, gruppebeskeder, autosvar, automatisk journalisering og lokalisering af fysisk position. Wakks interface er opbygget efter den model, de fleste af os kender fra Facebooks app ’Messenger’, hvilket gør den intuitiv at benytte.

”De unge har brug for en let, hurtig og smidig kommunikation, som passer ind i deres liv. De oplever E-Boks som besværlig, mens de bruger en app som Messenger flittigt. Det er med det in mente, at vi har udviklet Wakks, der både er nem og sikker at bruge.” udtaler Rikke Rødekilde, jobcenterchef i Varde Kommune.

Anvendelighed på tværs af forskellige områder og i andre kommuner

I arbejdet med at udvikle Wakks har Varde Kommune set potentialer for at bruge løsningen i andre kontekster, f.eks. på teknik og miljø, handicapområdet og børneområdet. ”Fordelen ved Wakks er, at den er generisk og ikke specifik til ét fagområde, dvs. den er nem at applicere på alle områder. Wakks bruger fordelingskomponenten på Serviceplatformen, hvorfra den kan kobles til lokale systemer, hvor data kan flyttes fra ét sted til ét andet. Man kan også bruge RPA som bindeled mellem Wakks og et fagsystem, der ikke integrerer til Serviceplatformen endnu. Vi har i Varde Kommune allerede et godt samarbejde med flere kommuner, som f.eks. Københavns Kommune, hvilket har resulteret i at Wakks får tilknyttet et digitalt samtykkeerklæringsmodul.” fortæller Thomas Neville fra Varde Kommune.

”Indtil nu har jeg haft kollegaer fra 46 andre kommuner i røret, som er interesseret i Wakks. Det bekræfter os i, at vi har skabt en app, som løser en udfordring, rigtig mange står med. Så nu er vi i gang med at afholde inspirationsmøder for digitaliseringschefer i både Jylland og på Sjælland.” supplerer Thomas Neville fra Varde Kommune.

Udrulning af Wakks i Varde

I 2019 udrulles Wakks til flere medarbejdere i Team Ung. Planen er, at den er fuldt implementeret blandt alle medarbejdere og borgere på jobcenteret i Varde Kommune i løbet af 2020. Wakks forventes desuden at komme ud i OS2 samarbejdet om meget kort tid.

Læs mere

Se en kort introduktionsvideo omkring Wakks her, udarbejdet af Varde Kommune.

Kontakt

Thomas Neville
Politik, Analyse og Digitalisering
Varde Kommune

Mobil: 91 16 61 08
Mail: tnev@varde.dk