Forandring med process mining i Syddjurs

I Syddjurs Kommune har man været nysgerrig på process mining og den værdi, teknologien kan tilføre arbejdet med faktabaseret procesoptimering. Derfor har kommunens digitaliseringsteam i samarbejde med Breakawai ApS gennemført et Proof of Value (PoV) projekt, for at validere om og hvordan avanceret dataanalyse i form af process mining teknologi kan støtte både digital og forvaltningsbaseret forandring samt nedbringe tid og ressourceforbrug ved analyse af dysfunktionelle processer.

Kommunen valgte at arbejde med en case i Byggeri og Landbrugsforvaltningen med udgangspunkt i data fra afsluttede byggetilladelser til en-families- og sommerhuse i 2019. Forvaltningen arbejder struktureret med deres data, hvilket gav et godt udgangspunkt for projektet, der forløb over seks uger. Forløbet startede med fælles kick-off og sluttede med en workshop for sagsbehandlere fra Byggeri og Landbrug inden teknologien blev implementeret. Set i bakspejlet var seks uger et meget kort forløb og det havde måske været gavnligt at tage sig tid til at gå tilbage i processen nogle gange, for at koble forvaltningen tættere på arbejdet og leverancerne.

Udfordring og resultater

Projektet har givet indsigt i teknologiens muligheder og udfordringer. Syddjurs har blandt andet oplevet problemer med manglende data/log filer, fordi deres sagssystem ikke gemmer data. De data/logs som området ønskede at belyse, skulle ifølge leverandøren være tilgængelige ved projektstart, men leverandører af fagsystemer har ikke altid den fulde indsigt i, om de kan levere alt historik. Det er Syddjurs’ opfattelse at dette i høj grad hænger sammen med, at data ikke har været efterspurgt før nu.

En af de vigtige indsigter, som process mining analysen bidrog med var en synliggørelse af, hvordan individuel fortolkning og anvendelse af sagsfaser gør det vanskeligt at få indsigt i, hvordan processen for forskellige typer byggerier reelt ser ud og dermed ensarte processen på tværs af sagsbehandlerteamet. Man fandt samtidig frem til at manglende kompetencer i teamet skabte flaskehalse i overdragelsen af sagerne mellem sagsbehandlerne.

I projektet er man kommet frem til at en agil arbejdsgang er vigtig i arbejdet med proces mining, og at det er en god idé at involvere fagpersoner på området ofte, da det er i samspillet mellem process mining analysen og fagpersonernes indsigt, at læring og ikke mindst løsningerne på de identificerede flaskehalse og ineffektiviteten skal findes.. Syddjurs Kommune ser potentiale i proces mining som et værktøj, der retter sig mod løbende forandringer, både digitale og menneskelige, og som kan hjælpe med effektivt og databaseret at identificere problemstillinger, og mindst lige så vigtigt lave opfølgningen på de initiativer, som igangsættes.