Databrug der er forankret i kommunen

Hvordan skaber man forankring?

Det succesfulde dataarbejde er det, der bliver brugt og skaber værdi for organisationen. Derfor handler det om at skabe forankring, forstået på den måde at data bruges som en naturlig del af organisationens og ledelsens arbejde. Både til at skabe et bedre informationsgrundlag for beslutningerne og som udgangspunkt for dialog og læring.

KL og KLK har i den forbindelse udarbejdet to større casestudier, foretaget i 2019, der samler nogle af de gode eksempler fra kommuner, der på det tidspunkt arbejdede målrettet med databrug. Den ene handler om Ledelsesmæssig og organisatorisk forankring af FLIS og den anden om Kortlægning af kommunernes anvendelse af sundheds- og ældredata.

I casestudiet omkring FLIS kiggede man på, hvad der skal til for at lykkedes med data, sådan at hele organisationen forstår formålet med databrug og kulturen omkring måden man arbejder med data på. Selvom casestudierne er fra 2019, er hovedbudskaberne stadig meget relevante og kan være en god inspiration for andre. Akutteam Odense er en af casene i kortlægningen af kommunernes anvendelse af sundheds- og ældredata, og de arbejder stadig med data på tværs af både niveauer og opgaver.

Hos Odense Akutteam understøtter data den fælles udvikling

Hos Akutteam Odense arbejder man ud fra en dialogbaseret tilgang til data. Akutteamet startede op i 2018, og på det tidspunkt fandtes der ikke brugbare data på området for akutteams. Akutteam Odense begyndte fra starten at registrere al data i deres arbejde, for at få en fornemmelse for bl.a. mængden af opgaver, antal besøg, ydelser og henvisninger.

Nina Andersen, Leder af Akutteam Odense, fortæller hvordan data på den måde også var med til at præge bemandingsplanerne for teamet. Da man kiggede på data over, hvem der henviser mest til akutteamet af de praktiserende læger, kommunens personale og Odense Universitets Hospital (OUH) kunne man se, at det faktisk var de praktiserende læger, der henviser flest gange. Det betød at Ninas plan om at have mest personale på i aftenvagten ikke passede til behovet, for det var faktisk i lægernes åbningstid mellem 9-16, at der var mest travlt.

Akutteam Odense bruger data til udvikling, uddannelse og sikre at teamet er på det rette spor. Nina fortæller, at de bruger data på alle niveauer af arbejdet. Det gør de dels fordi det er et stort arbejde at indsamle al den data, og så er det vigtigt det bliver brugt, og at der er en mening med det. Samtidig er det med til at skabe den rette fortælling om deres arbejde. Her kan Nina huske at der i en periode var en gennemgående fortælling om at alle patienter, de havde i hjemmebehandling for nyrebækkenbetændelse, blev genindlagt. Der blev derfor talt om, hvorvidt man helt skulle lade værre med at sende den gruppe patienter hjem til IV-antibiotiskbehandling. Da man kiggede på dataene, vidste det sig at der kun var ca. 30 procent, der blev genindlagt. Så som Nina siger: ”Nogle gange for vi draget forhastede konklusioner og så bliver der skabt en forkert fortælling, der spreder sig. Derfor arbejder vi nu ud fra princippet om, at vi skal have data på bordet inden der drages konklusioner og dermed reageres på noget forket.”  

At arbejde med data på alle niveauer, betyder hos Akutteam Odense også at alle medarbejderne kommer i kontakt med data, og det har skabt en forankring. Nina er meget bevidst om, at de italesætter hvorfor de bruger data, så ingen er i tvivl om formålet med det. Derfor har hun også valgt at nu hvor de bruger rigtig meget tid på at validere deres datasæt, er det forskellige sygeplejersker, der er med til at validere. De har den praktiske viden og skaber ejerskab over korrektheden i den data der bruges, når de er med til at kvalitetssikre den.

Esbjerg har sænket sygefraværet med data

Et andet godt eksempel er Esbjerg Kommune, hvor data bl.a. danner grundlaget for en målrettet indsats for at sænke sygefraværet. I tæt dialog med ledere og teams på sundhed og omsorgsområdet, har Esbjerg Kommune siden 2012 fokuseret på at nedbringe antallet af sygefraværsdage blandt medarbejderne. I kommunens forvaltning ’Fritid, Sundhed & Omsorg’ har man sammensat et team, der arbejder målrettet med kommunens sygefraværsdata.

At nedbringe sygefraværet er en ledelsesopgave, som skal tages alvorligt. Derfor har man i Esbjerg Kommune holdt øje med, hvordan det generelt ser ud med fraværet på blandt andet områderne Hjemmepleje, Plejehjem og Sygepleje og derefter lavet årsagsafklaringer for at finde frem til kernen i udfordringen. Datasæt er blevet brugt som dialogværktøj og har givet god forståelse for udfordringerne, hvor man også har lavet en næranalyse af hver team.

Nærundersøgelse giver muligheden for en god snak med lederen, som efterfølgende danner grundlag for en fælles workshop med hele teamet. At lederne er blevet inviteret så tæt ind på dataarbejdet, har givet ejerskab hos lederne.  De har taget ansvar og også udfordret datakonsulenterne på resultaterne med deres helt praksisnære viden. Derfor bliver tallene analyseret i samarbejde med lederen, der har den praktiske viden til at sætte det i perspektiv. I fællesskab bliver det til en vejledning til teamet i forhold til at håndtere udfordringerne med for højt sygefravær.

Johnny Møller, kontorchef i Sundhed & Omsorg fortæller, at det har været et lærerigt arbejde, hvor man har gjort sig mange gode erfaringer undervejs og hvor data er blevet en fast del af både ledere og medarbejderes bevidsthed.

Få organisationen med

Som udgangspunkt er der to måder at bruge data på. Den første tager udgangspunkt i økonomien og er ofte opfølgende eller forebyggende budgetanalyser, der skal sikre at økonomien ikke skrider. Den anden tager udgangspunkt i brug af data i det daglige arbejde på alle niveauer i organisationen, lige fra drift til ledelsesniveau. Data bliver en del af arbejdet mod et fælles mål.

Dataforankring handler ikke kun om dygtige datamedarbejdere eller om en forstående ledelse. Det handler i høj grad om en kulturændring i kommunen, hvor hele staben forstår mulighederne i at bruge data. Det er ikke noget man bare lige ændrer fra den ene dag til den anden. God dialog og en inkluderende tilgang er en god måde at komme det nærmere på. Det er leder og medarbejders mindset, valg af strategi og evnen til at implementere, der sætter scenen for hvordan data bruges og dermed, hvad effekten bliver. At forankre databrug i sin organisation handler både om implementering og anvendelse, organisering, ledelsesmæssigt fokus samt kultur og samarbejde på tværs.