Bedre flow med digital post mellem kommuner og virksomheder

Udfordringer med kommunikation mellem myndigheder og virksomheder

Rapporten ’Digital post – store virksomheder’ er med til at kortlægge, hvordan store virksomheder internt håndterer flowet med Digital Post, hvilke udfordringer der opstår, og hvordan henholdsvis myndigheder og virksomheder konkret kan imødegå disse.

Kommunerne oplever, at kommunikationen til store virksomheder kan være præget af forsinkelser og indimellem manglende respons. Rapporten viser, at det særligt er den mangelfulde brug af metadata (altså data om, hvad meddelelsen handler om og til hvem den adresseres) – men også at virksomheder kan blive bedre til at fordele den indkomne post – der forårsager disse udfordringer.

Hvad kan man gøre for at forbedre kommunikationen via Digital Post?

Rapporten beskriver flere brugbare initiativer og tiltag, men centralt for en succesfuld kommunikation er, at kommunen angiver en sigende overskrift/emne i meddelelsen, så virksomheder mere effektivt og korrekt kan fordele post internt. Dette er med til at sikre, at beskeden når ud til den relevante slutmodtager, og ikke går tabt i processen.

Ydermere er det en hjælp for virksomhederne, hvis kommunen beskriver den forventede handling fra virksomhedens side og samtidig angiver en realistisk besvarelsesmulighed.

Den næste generation af Digital Post forbedrer muligheden for at opmærke meddelelser med metadata i et format kaldet MeMo. Rapporten anbefaler derfor, at relevante data både skal findes i meddelelse/bilag og som metadata.

Også virksomhederne kan være med til at forbedre kommunikationen, blandt andet ved at implementere automatisk fordeling af post ved brug af metadata. Dette understøttes endnu mere af den næste generation af Digital Post med det nye MeMo-format.

Den fulde rapport kan findes nederst i artiklen her, hvor der gives uddybende anbefalinger til, hvordan man forbedrer kommunikationen mellem myndigheder og virksomheder.