Automatisk bogføring frigiver ressourcer i kommunerne

Digitalisering og administrative effektiviseringer er på dagsordenen i alle landets kommuner. Den demografiske udvikling og de voksende krav til velfærd medfører et øget fokus på at bruge ressourcerne smartere og tættere på borgerne. 23 kommuner har gennem automatisering af bogføringen med kaunt™ frigivet ressourcer til andre opgaver til glæde for borgerne.

Optimering af processer skaber økonomisk pusterum

Kommunerne skal hele tiden finde ressourcer til alle de opgaver, de løser for borgerne. Den demografiske udvikling øger efterspørgslen på den borgernære velfærd, mens kommunernes økonomi sættes under pres af den aktuelle COVID-19-situation, og derfor skal der implementeres løsninger, der betyder, at man kan lave det samme for færre midler.

Der er bl.a. betydeligt flere arbejdsløse i alle landets kommuner, et fortsat behov for flere pædagoger i daginstitutionerne og mere personale til at håndtere den voksende gruppe ældre samt en aktuel og vigtig opgave i at fortsætte hjælpen til særligt sårbare borgere.

De ressourcer skal komme et sted fra. Optimering af tidskrævende administrative processer er ét sted at tage fat. Det kan nye teknologier hjælpe med.

Automatisk bogføring

Nye teknologier som kunstig intelligens har gjort det muligt at automatisere i en grad og med en præcision, der ikke tidligere har været set.

Det betyder, at offentlige og private organisationer nu med ro i maven kan overlade blandt andet bogføringen til AI-baserede robotter, der kan håndtere fakturaer i realtid, risikovurdere dem, så svindel og fejl minimeres, og sende dem til betaling, så administrative ressourcer i sidste ende frigives til andre opgaver til glæde for borgerne.

Sådan en løsning har 23 danske kommuner fra hele landet valgt at implementere. Flere har endda skruet op for mængden af fakturaer, der håndteres automatisk som følge af den aktuelle situation.

Thisted skruer op for automatiseringen

En af disse er Thisted Kommune, hvor de har valgt at øge antallet af fakturaer, der bliver håndteret automatisk for at imødegå konsekvenserne af, at mange offentlige medarbejdere er blevet sendt hjem, og en masse jobfunktioner pludselig har skulle håndteres hjemmefra.

Samtidig kom der lovning på, at mange leverandører skulle betales før tid, og det har automatiseringen også bidraget til at håndtere.

I Thisted har de en tværgående robotstyregruppe, der koordinerer innovation på fagområderne, mens den konkrete indsats er forankret i Center for Økonomi og Løn.

Her har de oplevet, at medarbejderne efter den første succes med bogføring er blevet bidt af at identificere og beskrive manuelle arbejdsgange, der med fordel kunne automatiseres, fortæller økonomichef Ellen Dissing, der også ser perspektiver for udbredelse af automatiseringen.

Esbjerg høster gevinsterne ved automatisering

I Esbjerg Kommune har de kørt med fuldautomatisk bogføring i nogle år og opnået gode resultater, der ser ud til at overstige de forventninger, de havde, inden projektet gik i gang.

Automatiseringsinitiativets business case blev beskrevet i 2017 som en del af moderniserings- og effektiviseringsprogrammet, fortæller økonomichef Eddie Dydensborg, hvilket gør Esbjerg til en af de tidligste kommunale brugere af softwaren.

Det har været en positiv oplevelse at være med til at præge udviklingen i et godt samarbejde med leverandøren, og op mod 25 andre kommuner har henvendt sig for at høre om Esbjergs erfaringer.

Succesen har bidraget til en stigende efterspørgsel på automatisering internt i kommunen, der også har et tværgående it-strategiarbejde samt en dedikeret RPA-gruppe i it-afdelingen, der selv udvikler softwarerobotter og sammen med den øvrige forretning løbende vurderer mulige automatiseringsgevinster.